Với sự phát triển nhanh chóng của trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence), không thể tránh khỏi sự đe dọa về nhân lực đối với các ngành nghề và Business Analyst cũng không ngoại lệ. Sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ này khiến nhiều người lo ngại rằng AI có thể thay thế BA trong tương lai. Có nhiều đồng nghiệp của Nhung cũng bày tỏ sự lo lắng cho công việc của mình khi họ có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc của họ và đặt câu hỏi rằng AI có thể thay thế Business Analyst không? Trong bài viết này, Nhung sẽ phân tích và nêu quan điểm cá nhân về câu hỏi này.
Vai trò của AI trong công việc của Business Analyst
AI ngày càng mạnh mẽ trong việc hỗ trợ công việc của con người. Dưới đây là một số công việc mình đã sử dụng AI để thực hiện:
Hỗ trợ viết tài liệu đặc tả
Trong mỗi dự án, việc viết tài liệu đặc tả là công việc quan trọng giúp các yêu cầu được mô tả rõ ràng, dễ hiểu được thực hiện bởi Business Analyst. Mỗi dự án thưởng bao gồm khá nhiều tài liệu và mỗi tài liệu cũng khá dài, do đó, công việc này cũng tốn nhiều thời gian của các BA. Để tối ưu hiệu quả công việc, Nhung thường sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ việc viết tài liệu đặc tả và nhận thấy sự cải thiện rõ rệt trong hiệu suất và chất lượng công việc nhờ việc sử dụng AI.
Vẽ Diagram
Để cả nhóm hiểu được luồng hoạt động của sản phẩm và hoàn thành dự án, Diagram cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình của một dự án và việc này cũng tốn nhiều thời gian của Business Analyst. Vì vậy, Nhung thường dùng AI để hỗ trợ việc này bởi vì theo Nhung, thời gian để vẽ các biểu đồ sẽ được Nhung dùng để phân tích vấn đề, suy nghĩ về các giải pháp và chỉ thực hiện tinh chỉnh những biểu đồ được xây dựng bởi trí tuệ nhân tạo.
Chỉ trong thời gian ngắn, với sự kết hợp giữa Chat GPT và Mermaid, Nhung đã có một sơ đồ tuần tự khá chi tiết và giờ đây, Nhung chỉ cần chỉnh sửa lại nội dung cho đúng ý mình hơn hoặc yêu cầu chúng chỉnh sửa lại.
Tóm tắt nội dung cuộc họp
Trong các cuộc họp tuần hay họp dự án, Business Analyst cũng là người ghi lại nội dung cuộc họp bao gồm các công việc đã thực hiện, cần thực hiện, Backlog, phân công công việc. Việc này giúp các thành viên trong nhóm nắm được tiến độ dự án và nhiệm vụ của mình hay các thành viên khác một cách tổng quan nhất. Tuy nhiên, thông tin trong buổi họp sẽ không được trình bày một cách nhất quán và BA cũng cần tập trung để giải quyết những vấn đề trong buổi họp do đó có thể bị bỏ sót thông tin. Trong trường hợp này, họ có thể sử dụng một số công cụ AI để hỗ trợ công việc này và Nhung thấy Otter.ai thực hiện khá tốt việc này.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể thay thế Business Analyst không?
Theo mình là không.
Mặc dù AI rất mạnh mẽ trong việc trả lời các câu hỏi, tổng hợp thông tin, xây dựng tài liệu, nhưng BA không chỉ đơn thuần là một người viết tài liệu hay vẽ sơ đồ. Một Business Analyst giỏi còn phải có tư duy phản biện, hiểu biết về kinh doanh và kỹ năng giao tiếp, những điều mà AI chưa thể thay thế hoàn toàn. Dưới đây là những lý do Nhung đưa ra ý kiến như trên:
AI không hiểu được bối cảnh kinh doanh và yếu tố con người
Bài toán mà AI xử lý chỉ phản ánh một phần của thực tế kinh doanh, nhưng không thể nắm bắt được toàn bộ bối cảnh. Một doanh nghiệp không chỉ vận hành dựa trên các con số mà còn bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như chiến lược kinh doanh, văn hóa tổ chức, động lực nhân viên và xu hướng thị trường. Những yếu tố này thường khó định lượng và thay đổi theo thời gian, đòi hỏi sự nhạy bén của IT Business Analyst để phân tích vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và đề xuất giải pháp phù hợp.
Hơn nữa, yếu tố con người đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh. Trong khi đó, trí tuệ nhân tạo không thể thay thế sự đồng cảm, kỹ năng giao tiếp và khả năng thương lượng – những điều thiết yếu trong việc làm việc với các bên liên quan, từ khách hàng đến các nhóm nội bộ. IT Business Analyst có thể lắng nghe, hiểu được nhu cầu thực sự và dung hòa lợi ích của nhiều bên, trong khi AI chỉ đưa ra kết quả dựa trên dữ liệu có sẵn. Đây là một trong những lý do Nhung cho rằng BA thực sự quan trọng trong một dự án mà các công cụ thông minh khác khó có thể thay thế.
AI không thể thay thế kỹ năng giao tiếp và thương lượng của Business Analyst
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của IT Business Analyst là làm việc trực tiếp với các bên liên quan để thu thập, làm rõ và đàm phán yêu cầu nghiệp vụ. Điều này đòi hỏi khả năng giao tiếp linh hoạt, đặt câu hỏi đúng trọng tâm và giải thích các vấn đề kỹ thuật theo cách dễ hiểu với từng đối tượng khác nhau. Như bên trên Nhung đã chỉ ra, AI có thể hỗ trợ phân tích văn bản hoặc tổng hợp thông tin, tuy nhiên, chúng không thể thay thế sự tương tác con người trong các cuộc họp, hội thảo và quá trình thảo luận trực tiếp, nơi mà sự nhạy bén và kinh nghiệm của ITBA đóng vai trò quyết định.
Ngoài ra, quá trình thương lượng giữa các bên liên quan thường không chỉ dựa trên dữ liệu mà còn liên quan đến các yếu tố phong cách làm việc, quyền lợi cá nhân, AI có thể phân tích dữ liệu và đề xuất các phương án tối ưu, nhưng không thể xử lý những sắc thái tinh tế trong đàm phán, chẳng hạn như khi cần thỏa hiệp hoặc đạt được sự đồng thuận giữa các nhóm có quan điểm khác nhau. Trong mỗi dự án, Business Analyst không chỉ đơn thuần truyền đạt thông tin mà còn đóng vai trò trung gian, giúp các bên hiểu nhau hơn và đưa ra quyết định có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Đối với Nhung, không thể phủ nhận rằng AI hỗ trợ Nhung nhiều trong việc viết tài liệu, sơ đồ, tìm hiểu về lĩnh vực triển khai hay ghi lại nội dung cuộc họp. Tuy nhiên, vẫn chưa có công cụ nào giúp Nhung giải quyết những vấn đề xảy ra giữa các thành viên trong dự án với nhau trong đó những xung đột về ý kiến là vấn đề cần được giải quyết bởi PO, PM hay BA.
AI không thể sáng tạo và đưa ra giải pháp chiến lược
Sáng tạo và tư duy chiến lược là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển và thích ứng với thị trường. Trí tuệ nhân tạo hoạt động dựa trên các mô hình dữ liệu đã có, giúp tối ưu hóa và dự báo xu hướng, nhưng không thể sáng tạo ra những ý tưởng đột phá hay chiến lược kinh doanh mới. Trong khi đó, Business Analyst không chỉ phân tích yêu cầu mà còn đề xuất các giải pháp sáng tạo, giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Chẳng hạn, khi KPIM muốn mở rộng thị trường sang lĩnh vực đào tạo mới, AI có thể phân tích dữ liệu để đề xuất các lĩnh vực tiềm năng dựa trên xu hướng học tập. Tuy nhiên, Nhung sẽ cần phải đánh giá nhiều yếu tố như đối thủ cạnh tranh, chính sách pháp lý, hành vi và xu hướng thị trường để đưa ra một chiến lược khả thi. Từ đó, Nhung có thể đề xuất một mô hình kinh doanh linh hoạt, điều chỉnh nội dung đào phù hợp với nhu cầu học viên hoặc tìm kiếm đối tác chiến lược để giảm thiểu rủi ro. Đây là những quyết định mang tính sáng tạo và chiến lược mà các công cụ trí tuệ nhân tạo này chưa thể thực hiện.
Trí tuệ nhân tạo (AI) là một công cụ mạnh mẽ trong phân tích nghiệp vụ và hỗ trợ Business Analyst trong nhiều tác vụ tự động hóa. Tuy nhiên, AI không thể thay thế hoàn toàn Business Analyst do những hạn chế về khả năng hiểu bối cảnh, giao tiếp, thương lượng và tư duy chiến lược. Thay vì bị thay thế, Nhung cho rằng BA cần học cách tận dụng AI để tăng hiệu quả công việc, dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ mang tính chiến lược và sáng tạo. Trong tương lai, với sự phát triển không ngừng của trí tuệ nhân tạo, sự kết hợp giữa AI và Business Analyst sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, đưa ra quyết định chính xác hơn và tạo ra giá trị bền vững hơn cho tổ chức.
