Xin chào! Tôi là Đức, đến từ công ty KPIM. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một SharePoint List từ đầu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Đây là bài viết dành cho những ai muốn tìm hiểu cách sử dụng SharePoint List để quản lý dữ liệu hiệu quả trong công việc văn phòng.

Mục tiêu bài viết

  • Học cách tạo một SharePoint List từ con số 0.
  • Làm quen với các thao tác cơ bản trong giao diện SharePoint.
  • Tạo danh sách mẫu phục vụ quản lý công việc thực tế.

1. Ví dụ thực tế: Tạo danh sách công việc nhóm

Kịch bản: Bạn là giảng viên của khóa học về phân tích dữ liệu tại KPIM. Bạn cần xây dựng hệ thống dữ liệu của học viên các lớp và sử dụng Share Point List tạo bảng thông tin học viên như:

  • Cột 1: Mã học sinh (Text).
  • Cột 2: Họ và tên (Person/Group).
  • Cột 3: Ngày sinh (Date).
  • Cột 4: Giới tính (Choice).
  • Cột 5: Địa chỉ nhà (Location)
  • Cột 6: Họ tên phụ huynh (Text)
  • Cột 7: SĐT phụ huynh (Text)

A screenshot of a computer Description automatically generated

Hình 1: Bảng thông tin học viên

2. Hướng dẫn từng bước tạo SharePoint List

Hãy cùng tôi tìm hiểu một tình huống thực hành với việc tạo ra danh sách các học sinh trong lớp học. Việc ứng dụng Share Point List giúp giáo viên lưu trữ đầy đủ các thông tin học viên dễ dàng.

Bước 1: Đăng nhập vào SharePoint

  1. Truy cập vào Microsoft 365 và chọn SharePoint.
  2. Vào một site mà bạn muốn tạo danh sách.

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 2: Tạo một SharePoint List

  1. Nhấp vào nút New > List.
  2. Chọn Blank List để tạo danh sách mới.
  3. Đặt tên cho danh sách, ví dụ: Danh sách công việc.

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 3: Chọn tạo List theo nhiều biểu mẫu

  1. Nhấn + Blank List để thêm bảng danh sách tùy chỉnh từ đầu, ngoài ra có thể tạo List từ dữ liệu hoặc biểu mẫu sẵn có như dưới đây.
  2. Một số lựa chọn tạo List theo mẫu
    • From existing list: Tạo list từ một SharePoint List đã có
    • From Excel / From CSV: Tạo list từ file Excel hoặc CSV upload
    • Template: Tạo List từ các biểu mẫu của Microsoft hoặc của công ty bạn

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 3: Thêm cột dữ liệu

  1. Nhấn + Add column để thêm các trường thông tin.
  2. Ví dụ:
    • Họ tên phụ huynh (Text)
    • Vị trí công tác (Text)
    • Số điện thoại (Text)

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 4: Nhập dữ liệu

  • Nhập dữ liệu trực tiếp hoặc tải dữ liệu từ Excel lên.

A screenshot of a computer Description automatically generated

Bước 5: Chia sẻ danh sách

  • Nhấp vào nút Share và gửi lời mời tới đồng nghiệp để cùng làm việc.

A screenshot of a computer Description automatically generated

3. Kết luận

Việc tạo một SharePoint List đơn giản từ đầu không chỉ dễ dàng mà còn mang lại hiệu quả lớn trong việc tổ chức và quản lý dữ liệu. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để cải thiện hiệu suất công việc và tăng tính chuyên nghiệp cho đội nhóm của bạn.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay và chia sẻ thành quả của bạn với tôi trên LinkedIn hoặc mạng xã hội nhé!