Trong thời đại số hóa, việc quản lý dữ liệu hiệu quả đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. SharePoint List là một công cụ mạnh mẽ từ Microsoft, được thiết kế để giúp các tổ chức lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng. Nhưng tại sao SharePoint List lại quan trọng và doanh nghiệp của bạn nên bắt đầu sử dụng nó ngay hôm nay?
1. SharePoint List là gì? Tại sao nên sử dụng?
SharePoint List là một công cụ quản lý dữ liệu tập trung, được xây dựng trên nền tảng SharePoint của Microsoft. Tương tự như các bảng dữ liệu trong Excel, nhưng SharePoint List cung cấp các tính năng vượt trội giúp bạn không chỉ lưu trữ mà còn dễ dàng cộng tác và tự động hóa quy trình.
Hình 1: Bảng dữ liệu lưu trữ và nhập liệu trên Share Point List
Tính năng nổi bật của SharePoint List:
- Quản lý dữ liệu tập trung và có cấu trúc:SharePoint List giúp bạn tổ chức dữ liệu theo cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, cập nhật và tích hợp với các công cụ khác.
- Khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi:Làm việc trực tuyến trên trình duyệt hoặc ngoại tuyến qua ứng dụng.
- Tích hợp với hệ sinh thái Microsoft:Kết nối liền mạch với Power BI (phân tích dữ liệu), Power Automate (tự động hóa quy trình), và Teams (cộng tác nhóm).
- Quản lý quyền truy cập chi tiết:Bạn có thể phân quyền cụ thể cho từng người dùng hoặc nhóm, đảm bảo dữ liệu luôn được bảo mật.
- Khả năng mở rộng:Từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn, SharePoint List có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu ở mọi quy mô.
Hình 2: Biểu mẫu nhập liệu trên List
Hình 3: Tạo dạng Form nhập liệu
2. Lợi ích của việc sử dụng SharePoint List
SharePoint List không chỉ đơn giản là nơi lưu trữ dữ liệu mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tối ưu hóa hiệu quả làm việc:
- Tăng hiệu quả quản lý dữ liệu:
- Lưu trữ và tổ chức thông tin khoa học.
- Dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa, và cập nhật dữ liệu.
- Cộng tác hiệu quả:
- Các thành viên trong nhóm có thể làm việc đồng thời trên một danh sách mà không lo xung đột dữ liệu.
- Theo dõi và cập nhật trạng thái công việc ngay lập tức.
- Tiết kiệm thời gian:
- Tự động hóa các quy trình như phê duyệt tài liệu, quản lý dự án, hay chấm công.
- Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu thủ công.
- Bảo mật và tuân thủ:
- Dữ liệu được bảo vệ theo các tiêu chuẩn cao nhất của Microsoft.
- Tuân thủ các yêu cầu pháp lý như GDPR hoặc ISO.
3. Ứng dụng dự án thực tế từ Đức và KPIM
Tôi là Đức, chuyên gia tại KPIM, nơi chúng tôi chuyên tư vấn và triển khai các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp. Từ khi thành lập vào năm 2020, KPIM đã chọn SharePoint List làm nền tảng chính để quản lý dữ liệu. Dưới đây là một số ứng dụng thực tế chúng tôi đã triển khai:
- Quản lý dữ liệu dự án (Project Management):Tại KPIM, SharePoint List được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án, lưu trữ tài liệu và giao nhiệm vụ cho từng thành viên. Mọi thông tin được cập nhật theo thời gian thực và dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu.
- Quản lý tài chính (Financial Management):Chúng tôi đã triển khai SharePoint List cho một công ty tài chính để quản lý danh mục đầu tư. Nhờ tích hợp với Power BI, họ có thể phân tích hiệu quả hoạt động và theo dõi dòng tiền nhanh chóng.
- Ứng dụng trong quản lý khách hàng:Một công ty bảo hiểm đã sử dụng SharePoint List để lưu trữ hồ sơ khách hàng và các yêu cầu bồi thường. Danh sách này được bảo mật với quyền truy cập riêng cho từng nhân viên, đảm bảo tính riêng tư cho khách hàng.
Ngoài ra chuỗi series giới thiệu về SharePoint List chúng ta sẽ có các nội dung thực hành về Thiết kế bảng lưu trữ thông tin Resume cá nhân. Với SharePoint List, bạn có thể tạo các bảng dữ liệu lưu trữ kinh nghiệm công việc cũng như kỹ năng mà mình có. Ngoài ra. tích hợp với Power Automate để tự động gửi thông báo khi có người gửi lời nhắn liên hệ.
4. Các bước thực hành để bắt đầu với SharePoint List
Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng SharePoint List, hãy làm theo các bước sau:
- Đánh giá nhu cầu dữ liệu:
- Xác định các thông tin cần lưu trữ (danh sách nhân viên, khách hàng, dự án, v.v.).
- Tạo các cột dữ liệu phù hợp (Text, Number, Choice, Lookup, v.v.).
- Tạo danh sách trong SharePoint:
- Truy cập vào SharePoint và chọn New List để bắt đầu.
- Sử dụng các template sẵn có hoặc tạo danh sách tùy chỉnh.
- Tùy chỉnh và tích hợp:
- Thêm quyền truy cập và phân quyền chi tiết cho từng nhóm.
- Tích hợp với Power Automate để tự động hóa các tác vụ như gửi thông báo deadline hoặc cập nhật trạng thái.
- Áp dụng vào thực tế:
- Sử dụng SharePoint List để thiết kế bảng lưu trữ thông tin cá nhân (Resume).
- Tích hợp với Power BI để tạo báo cáo trực quan về năng lực nhân sự.
5. Kết luận
SharePoint List không chỉ là công cụ quản lý dữ liệu mà còn là nền tảng để xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh, từ việc theo dõi dự án đến lưu trữ thông tin cá nhân. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiện đại, dễ sử dụng và mạnh mẽ, hãy bắt đầu ngay với SharePoint List. Hãy để công cụ này giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.
