Chắc hẳn các bạn đang ở đây đều thấy khái niệm “chuyển đổi số” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Vậy “chuyển đổi số” là gì mà được thảo luận sôi nổi đến vậy nhỉ?
Định nghĩa một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất thì chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc, phương thức vận hành các hoạt động kinh doanh, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng doanh nghiệp dựa trên các công nghệ số.
Quá trình chuyển đổi số trong KPIM
Chuyển đổi số là cơ hội, là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh. Với KPIM, tất cả các nghiệp vụ, hoạt động trong doanh nghiệp đều được số hóa, tự động hóa thành các quy trình giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, có thể thực hiện hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi đồng thời giảm thiểu lỗi phát sinh và tối ưu vận hành. Quá trình số hóa cung cấp nguồn dữ liệu quý giá, là cơ sở để KPIM vận hành doanh nghiệp theo văn hóa ứng dụng sử dụng, khai thác, phân tích dữ liệu để quản trị.
Vậy KPIM đang sử dụng giải pháp nào để thực hiện quá trình chuyển đổi số của mình? Do nhiều quy trình, nghiệp vụ doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển và thử nghiệm, cũng như đặc thù của nghiệp vụ đó nên KPIM linh hoạt sử dụng nhiều giải pháp khác nhau từ đơn giản đến phức tạp như:
Quản lý đơn giản bằng Microsoft Excel kết hợp xây dựng báo cáo trên Power BI
Xây dựng phần mềm quản lý nội bộ (tích hợp vào Microsoft Teams)
Nhập liệu đơn giản bằng Microsoft Forms + Tự động hóa quy trình với Power Automate + Xây dựng báo cáo với Power BI + Sử dụng các công cụ khác trong Microsoft 365 (Teams, Outlook, Sharepoint)
Triển khai với hệ sinh thái của Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents, Power Pages) kết hợp Microsoft 365
Tuy đa dạng là vậy nhưng đều sẽ quy về một mối là tích hợp vào Microsoft Teams. Đây là không gian làm việc chính của các thành viên trong KPIM, là nơi dễ dàng liên lạc, trao đổi thông tin theo đội nhóm.
Phù hợp với những quy trình đơn giản, thời gian triển khai, đưa vào sử dụng ngắn nhưng không có giao diện UI nên sẽ khó sử dụng khi quy trình phức tạp.
Có ưu điểm là giải quyết đúng, triệt để các yêu cầu nghiệp vụ và dễ dàng thiết kế ứng dụng theo mong muốn nhưng đổi lại thì thời gian triển khai lâu (gồm nhiều khâu: phân tích, thiết kế, xây dựng, triển khai, kiểm thử và đưa vào sử dụng), và cần nguồn lực lớn.
Sử dụng nhiều công cụ trong hệ sinh thái của Power Platform nên triển khai linh hoạt, đáp ứng được đa dạng yêu cầu nghiệp vụ; tuy nhiên, do triển khai trên Microsoft Forms nên giao diện có phần cứng nhắc, khó chỉnh sửa được ý muốn.
Quá trình thực hiện chuyển đổi số với các giải pháp (1), (2), (3) mình đều cảm thấy chưa ổn nên muốn tìm một hướng triển khai tốt nhất: mạnh mẽ triển khai được nhiều tính năng nhưng dễ thực hiện, thời gian triển khai nhanh, ai cũng có thể triển khai được vì đang có nhiều nghiệp vụ nên mình muốn triển khai đồng bộ cùng một lúc. Liệu có giải pháp đáp ứng nhu cầu của mình không nhỉ?
Thực ra là tưởng xa tận chân trời nhưng lại gần ngay trước mắt. Khi thực hiện theo phương án (3) mình không có nhiều thời gian để thử nghiệm Power Apps - công cụ tạo ứng dụng doanh nghiệp (đúng hơn là lúc đó mình sợ nó phức tạp, khó dùng), nên mới chỉ sử dụng Power Automate và Power BI mà bỏ quên công cụ tuyệt vời này.
Sau khi bổ sung thêm Power Apps, mình hoàn thành bộ giải pháp là đáp số hoàn hảo cho bài toán số hóa doanh nghiệp. Bất ngờ với mình nhưng không bất ngờ với Microsoft, vì đây chính kế hoạch ban đầu của họ mà.
Vậy cùng mình tìm hiểu về “bản kế hoạch hoàn hảo dành cho doanh nghiệp của Microsoft” này nhé.
Giới thiệu về Power Platform x Microsoft 365
Nếu mình hỏi bạn “Liệt kê danh sách các công cụ & phần mềm máy tính phổ biến nhất trên thế giới” thì 99% trong đầu bạn sẽ xuất hiện các cái tên như Word, Excel, Power Point (các công cụ trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office). Đó là những phần mềm “số hóa” thông tin đầu tiên và dễ dàng nhất.
Vào tháng 11/2022, Office 365 đổi tên thành Microsoft 365 đi kèm với biểu tượng mới, giao diện mới, và một loạt tính năng hoàn toàn mới sắp ra mắt. Ngay từ thương hiệu, họ không còn định vị mình là bộ ứng dụng văn phòng nữa mà hướng tới tất cả các công cụ, phần mềm cần thiết để phát triển doanh nghiệp.
Nhưng chắc chắn rằng một doanh nghiệp không thể sử dụng hết các ứng dụng trong Microsoft 365 và cũng chắc chắn rằng Microsoft 365 không thể có đủ ứng dụng phục vụ cho mọi nhu cầu riêng, cụ thể của doanh nghiệp. Và, mảnh ghép để khỏa lấp toàn bộ khoảng trống của Microsoft 365 chính là Microsoft Power Platform. Cặp đôi Power Platform x Microsoft 365 được đánh giá là một sự hợp tác rất sâu sắc với nhau để trở thành giải pháp hoàn hảo cho bài toán số hóa doanh nghiệp.
Microsoft Power Platform là hệ sinh thái bao gồm một nhóm năm sản phẩm - xây dựng, phát triển và triển khai các giải pháp ứng dụng doanh nghiệp theo nhu cầu tùy chỉnh của doanh nghiệp, phân tích và trực quan hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình thủ công, hoặc xây dựng chatbot thông minh. Power Platform có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hay nhà phát triển nào nhờ khả năng hỗ trợ số hóa manh mẽ các quy trình, hoạt động của nội bộ, giúp phát huy tối đa từ tiềm năng vốn có, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho họ trên thị trường.
Power Platform x Microsoft 365 bao gồm 5 sản phẩm:
- Power BI – Công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau
- Power Apps – Công cụ hỗ trợ xây dựng các ứng dụng di động mạnh mẽ cho tổ chức sử dụng nội bộ
- Power Automate – Công cụ thiết kế quy trình làm việc tự động giảm bớt các tác vụ thủ công
- Power Virtual Agents – Công cụ hỗ trợ phát triển các chatbot linh hoạt có thể giao tiếp với khách hàng bên ngoài
- Power Pages – Công cụ giúp nhanh chóng xây dựng các trang web không cần mã nhiều để cung cấp thông tin và dịch vụ quan trọng cho khách hàng của bạn.
Ứng dụng thực tế của Power Platform x Microsoft 365
Quản lý nhân sự luôn là bài toán vô cùng quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp. Với KPIM, văn hóa doanh nghiệp đề cao tính minh bạch, công bằng trong quá trình đánh giá nhân sự và thường xuyên lắng nghe đóng góp ý kiến của nhân sự để điều chỉnh các chính sách kịp thời.
Các đầu mục công việc có ứng dụng Power Platform tại KPIM
KPIM đang có 3 ứng dụng triển khai bằng Power Platform để quản lý nhân sự:
Chấm công- Check-in/Check-out
- Chấm công linh hoạt Onsite ở công ty, Remote ở công ty Khách hàng, Remote ở nhà
- Chấm công linh hoạt theo ca
- Đăng ký ca làm việc
- Quản lý dự án và các đầu mục công việc
- Nhập phiếu Timesheet phân bổ thời gian cho các công việc trong các dự án khác nhau theo ngày
- Đăng ký/Phê duyệt làm bù
- Quản lý lịch đánh giá hàng năm giữa nhân sự và quản lý phụ trách
- Đánh giá nhân sự hàng năm theo bộ tiêu chí
- Đề xuất lịch đánh giá sớm
Giải pháp triển khai cụ thể
- Xây dựng giao diện ứng dụng và xử lý logic đơn giản bằng Power Apps
- Xử lý logic phức tạp và tích hợp với Microsoft 365 với Power Automate (xử lý luồng phê duyệt, tác vụ gửi email, …)
- Lưu trữ dữ liệu trong SharePoint List
- Sử dụng Power BI kết nối đồng thời tới Sharepoint List của 3 ứng dụng để xây dựng báo cáo quản lý nhân sự
Để triển khai một ứng dụng, team mất tầm 2 tuần đầu tiên để phân tích nghiệp vụ, tính năng và thiết kế giao diện sử dụng. Mình thường ưu tiên giao diện di động để dễ dàng sử dụng với ứng dụng Power Apps Mobile, đồng thời nhúng vào trong Mircosoft Teams. Người dùng có thể sử dụng ứng dụng linh hoạt: dùng điện thoại mở ứng dụng Power Apps, vào Teams trên máy tính hoặc trình duyệt.
Sau đó team mất thêm 2-3 tuần để triển khai và kiểm thử. Quá trình triển khai này nhanh hơn nhiều so với xây dựng phần mềm thông thường, đồng thời song song với quá trình sử dụng nên tiết kiệm thời gian rất nhiều. Như có đề cập, bên mình thay đổi chính sách và bổ sung tính năng khá thường xuyên, Power Platform đáp ứng rất tốt vấn đề này, đảm bảo các hoạt động vận hành không bị gián đoạn.
Dữ liệu có thể lưu trong Database song sẽ mất thêm phí, nên hiện tại mình vẫn đang dùng SharePoint List để lưu dữ liệu. Tối đa 1 List có thể lưu 30 triệu dòng, nhưng chú ý khi lấy dữ liệu lên Power Apps nên lấy dưới 500 dòng, và nên kết hợp sử dụng Tìm kiếm hoặc Phân trang. Với cách triển khai này thì mình không mất thêm chi phí gì ngoài phí bản quyền Microsoft Business Basic hàng tháng tính theo số nhân sự (3$ / 1 nhân sự / tháng). Mình nghĩ rất là rẻ đó.
Sau khi triển khai và sử dụng, mình đánh giá đây là giải pháp hoàn hảo, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới đang trong quá trình xây dựng và hình thành các nghiệp vụ như công ty mình.
Nếu bạn là sinh viên hoặc muốn tìm việc làm, bạn có thể tìm hiểu thêm về vị trí Nhà phát triển Microsoft Power Platform. Đây là một vị trí kỹ thuật khá mới, hấp dẫn và mình tin là sẽ tuyển dụng nhiều trong thời gian sắp tới.
