Power Platform x Microsoft 365

Chắc chắn các bạn đang ở đây đều thấy khái niệm “chuyển đổi số” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Vậy “chuyển đổi số” là gì mà được bàn luận sôi nổi đến vậy nhỉ? Định nghĩa một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất thì chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc, phương thức vận hành của các hoạt động kinh doanh, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng doanh nghiệp dựa trên các công nghệ số.

Quá trình chuyển đổi sốở KPIM

Chuyển đổi số là cơ hội, là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh. Với KPIM , tất cả các nghiệp vụ, hoạt động trong doanh nghiệp đều được số hóa, tự động hóa thành các quy trình giúp doanh nghiệp vận  hành linh hoạt. Có thể thực hiện hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi đồng thời giảm thiểu lỗi phát sinh và tối ưu vận hành.

Quá trình chuyển đổi số trong KPIM
Quá trình chuyển đổi số trong KPIM

Quá trình số hóa cung cấp nguồn dữ liệu quý giá, đây là cơ sở để KPIM vận hành doanh nghiệp theo văn hóa ứng dụng sử dụng, khai thác, phân tích dữ liệu để quản trị. Vì vậy KPIM đang sử dụng giải pháp nào để thực hiện quá trình chuyển đổi số của mình? 

Do nhiều quy trình, nghiệp vụ doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển & thử nghiệm và do đặc thù của nghiệp vụ đó. KPIM linh hoạt sử dụng nhiều giải pháp khác nhau từ đơn giản đến phức tạp như: 

(1) Quản lý đơn giản bằng Excel kết hợp xây dựng báo cáo với Power BI

(2) Xây dựng phần mềm quản lý nội bộ (tích hợp vào Teams)

(3) Nhập dữ liệu đơn giản bằng Microsoft Form + Tự động hóa quy trình với Power Automate + Xây dựng báo cáo với Power BI + Sử dụng các công cụ khác trong Microsoft 365 (Teams, Outlook, Sharepoint)

(4)  Triển khai với hệ sinh thái của Power Platform x Microsoft 365 (Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents, Power Pages) 

Tuy đa dạng là vậy nhưng đều sẽ quy về một mối là tích hợp vào Microsoft Team. Đây  là không gian làm việc chính của các thành viên trong KPIM , là nơi dễ dàng liên lạc, trao đổi thông tin theo đội nhóm. 

Phương án (1) phù hợp với các quy trình đơn giản, thời gian triển khai, đưa vào sử dụng ngắn nhưng không có giao diện UI nên sẽ khó sử dụng khi quy trình phức tạp. 

Phương án (2) có ưu điểm là giải quyết đúng, triệt để các yêu cầu nghiệp vụ và dễ dàng thiết kế ứng dụng theo mong muốn nhưng đổi lại thì thời gian phát triển khai lâu (gồm nhiều khâu: phân tích, thiết kế, xây dựng, khai thác, kiểm tra và đưa vào sử dụng) và cần nguồn lực lớn. 

Phương án (3) Sử dụng nhiều công cụ trong hệ sinh thái của Power Platform nên triển khai linh hoạt, đáp ứng đa dạng yêu cầu nghiệp vụ tuy nhiên do sử dụng Microsoft Form nên giao diện hơi cứng nhắc, khó chỉnh sửa được ý muốn. 

Quá trình thực hiện chuyển đổi số với các giải pháp (1), (2), (3) mình đều cảm thấy chưa ổn nên muốn tìm một hướng phát triển khai thác tốt nhất: mạnh mẽ triển khai thác được nhiều tính năng nhưng dễ thực hiện , thời gian triển khai nhanh, ai cũng có thể triển khai được vì đang có nhiều nghiệp vụ nên mình muốn triển khai đồng bộ cùng một lúc. Liệu có giải pháp đáp ứng nhu cầu của mình không nhỉ? 

Thực ra là tưởng xa tận chân trời nhưng lại gần ngay trước mắt. Khi thực hiện theo phương án (3) mình không có nhiều thời gian để thử nghiệm Power Apps – công cụ tạo ứng dụng doanh nghiệp (đúng hơn là lúc đó mình sợ nó phức tạp, khó sử dụng) nên mới chỉ sử dụng Power Automate và Power BI mà bỏ quên công cụ tuyệt vời này. 

Phương án (4) Sau khi bổ sung thêm Power Apps, mình hoàn thành bộ giải pháp là đáp số hoàn hảo cho bài toán số hóa doanh nghiệp. Bất ngờ với mình nhưng không bất ngờ với kế hoạch ban đầu của Microsoft mà. Vậy cùng mình tìm hiểu về “bản kế hoạch hoàn hảo dành cho doanh nghiệp của Microsoft” này nhé.

Giới thiệu về Power Platform x Microsoft 365

Nếu mình hỏi bạn “Liệt kê danh sách các công cụ & phần mềm máy tính phổ biến nhất trên thế giới” thì 99% trong đầu bạn sẽ xuất hiện các tên như Word, Excel, Power Point (các công cụ trong bộ ứng dụng ứng dụng văn phòng Microsoft Office). Đó là những phần mềm “số hóa” thông tin đầu tiên và dễ dàng nhất. 

Giới thiệu về Power Platform x Microsoft 365
Giới thiệu về Power Platform x Microsoft 365

Vào tháng 11/2022, Office 365 đổi tên thành Microsoft 365 đi kèm với biểu tượng mới, giao diện mới và một loạt tính năng hoàn toàn mới sắp ra mắt. Ngay từ thương hiệu, họ không còn định vị mình là bộ ứng dụng văn phòng nữa mà hướng tới tất cả các công cụ, phần mềm cần thiết để phát triển doanh nghiệp. 

Nhưng chắc chắn là một doanh nghiệp không thể sử dụng hết các ứng dụng trong Microsoft 365 và cũng chắc chắn là  Microsoft 365 không thể có đủ ứng dụng phục vụ cho nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Và mảnh ghép để lấy toàn bộ khoảng trống của Microsoft 365 chính là Microsoft Power Platform. Cặp đôi Power Platform x Microsoft 365 được  tích hợp rất sâu với nhau để trở thành giải pháp hoàn hảo cho bài toán số hóa doanh nghiệp.

Microsoft Power Platform là hệ sinh thái bao gồm một nhóm 5 sản phẩm nhằm phát triển và xây dựng các giải pháp ứng dụng doanh nghiệp theo nhu cầu riêng, phân tích và trực quan hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình thủ công hoặc xây dựng chatbot để liên lạc. Power Platform có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hay nhà phát triển nào. Các sản phẩm này hỗ trợ số hóa các quy trình, hoạt động của doanh nghiệp, giúp phát huy tối đa từ tiềm năng vốn có và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Power Platform x Microsoft 365  bao gồm 5 sản phẩm:

𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫 𝐁𝐈 – Được sử dụng để phân tích dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau

𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫 𝐀𝐩𝐩𝐬 – Được sử dụng để xây dựng các ứng dụng di động mạnh mẽ cho tổ chức sử dụng nội bộ

𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫 𝐀𝐮𝐭𝐨𝐦𝐚𝐭𝐞 – Được sử dụng được để thiết kế quy trình làm việc tự động giảm bớt các tác vụ thủ công

𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫 𝐕𝐢𝐫𝐭𝐮𝐚𝐥 𝐀𝐠𝐞𝐧𝐭𝐬 – Được sử dụng để phát triển các chatbot linh hoạt có thể giao tiếp với khách hàng bên ngoài

𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫 𝐏𝐚𝐠𝐞𝐬 – giúp nhanh chóng xây dựng các trang web không cần code nhiều để cung cấp thông tin và dịch vụ quan trọng cho khách hàng của bạn. 

Ứng dụng thực tế của Power Platform x Microsoft 365 

Quản lý nhân sự luôn là bài toán vô cùng quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với KPIM, văn hóa doanh nghiệp đề cao tính minh bạch, công bằng trong quá trình đánh giá nhân sự và thường xuyên lắng nghe đóng góp ý kiến ​​của nhân sự để điều chỉnh các chính sách kịp thời. 

Ứng dụng thực tế của Power Platform x Microsoft 365
Ứng dụng thực tế của Power Platform x Microsoft 365

KPIM đang có 3 ứng dụng triển khai khai thác bằng Power Platform x Microsoft 365 để quản lý nhân sự

  • Chấm công
      • Check-in/Check-out
      • Chấm công linh hoạt Onsite ở công ty, Remote ở công ty Khách hàng, Remote ở nhà
      • Chấm công linh hoạt theo ca
  • Timesheets
      • Đăng ký ca làm việc
      • Quản lý dự án và các đầu mục công việc
      • Nhập phiếu Timesheets phân bổ thời gian cho các công việc trong các dự án khác nhau theo ngày
      • Đăng ký/Phê duyệt làm bù
  • Performance Review
    • Quản lý lịch đánh giá hàng năm giữa nhân sự và quản lý phụ trách
    • Đánh giá nhân sự hàng năm theo bộ tiêu chí
    • Tiêu đề xuất bản đánh giá sớm

Giải pháp triển khai cụ thể như sau:

  • Xây dựng giao diện ứng dụng và xử lý logic đơn giản bằng Power Apps
  • Xử lý logic phức tạp và tích hợp với Microsoft 365 với Power Automate (xử lý luồng phê duyệt, tác vụ gửi email,…)
  • Lưu trữ dữ diệu trong Sharepoint List
  • Sử dụng Power BI kết nối đồng thờ tới Sharepoint của 3 ứng dụng để xây dựng báo cáo Quản lý nhân sự

Để triển khai một ứng dụng, team mất tầm 2 tuần đầu tiên để phân tích nghiệp vụ, tính năng và thiết kế giao diện sử dụng. Mình thường ưu tiên giao diện di động để dễ dàng sử dụng với ứng dụng Power Apps Mobile, đồng thời nhúng vào Microsoft Teams. Người dùng có thể sử dụng ứng dụng linh hoạt: sử dụng điện thoại mở ứng dụng Power Apps, vào Teams trên máy tính hoặc trình duyệt. Sau đó team mất thêm 2-3 tuần để triển khai và kiểm thử. Như có đề cập, bên mình thay đổi chính sách và bổ sung tính năng khá thường xuyên, Power Platform x Microsoft 365 đáp ứng rất tốt vấn đề này, đảm bảo các hoạt động vận hành  không bị gián đoạn.

Dữ liệu có thể lưu trong database nhưng sẽ mất thêm phí nên mình vẫn đang sử dụng Danh sách Sharepoint List để lưu dữ liệu. Tối đa 1 list có thể lưu 30 triệu dòng nhưng lưu ý khi lấy dữ liệu lên Power Apps nên lấy dưới <500 dòng nên kết hợp sử dụng Tìm kiếm hoặc Phân trang. Với cách triển khai này thì mình không mất thêm chi phí gì ngoài chi phí bản quyền Microsoft Business Basic hàng tháng tính theo số nhân sự (3$/1 nhân sự/tháng). Mình nghĩ rất là rẻ đó. Sau khi triển khai và sử dụng, mình đánh giá đây là giải pháp hoàn hảo, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới đang trong quá trình xây dựng và hình thành các công các nghiệp vụ như công ty mình.

Nếu bạn đang có ý định xây dựng một doanh nghiệp mới hoặc đang gặp khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp thì bạn nên tìm hiểu về Power Platform x Microsoft 365 để ứng dụng cho doanh nghiệp của mình. 

Nếu bạn là sinh viên hoặc muốn tìm việc làm, bạn có thể tìm hiểu thêm về vị trí Microsoft Power Platform Developer . Đây là một vị trí kỹ thuật khá mới, hấp dẫn và mình tin là sẽ tuyển dụng nhiều trong thời gian sắp tới.

—————————————-

🔍 Thông tin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN KPIM

Email: [email protected]

Website: https://kpim.vn/

Facebook: https://www.facebook.com/kpim.vn

LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/kpim/

Instagram: https://www.instagram.com/kpim.vn/

Phone: 091.668.2020

___________________________________________________________