Kể từ khi trở thành tiêu chuẩn cho bảng tính từ năm 1995 với version 5, Excel đã, đang và luôn là một công cụ được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Cho đến nay, thống kê cho thấy ước tính 90% số các công ty trên toàn cầu đều xử dụng công cụ này. Các phiên bản Excel qua thời gian được cập nhập các hàm tính và những tính năng trên thanh công cụ giúp người sử dụng dể dàng xử lí và phân tích dữ liệu. Cho đến phiên bản Excel 2010, một sự đột phá xảy ra khi Microsoft bổ sung tính năng phiên bản đầu tiên của Power Pivot 2008 R2. Và qua các phiên bản Excel 2012, Và qua các phiên bản Excel 2013, 2016 ta có thể thấy được sự phát triển toàn diện của Power Pivot. Hãy cùng đồng hành với KPIM tìm hiểu những sự tương đồng và khác biệt giữa Power BI cùng Excel.

Sự tương đồng giữa Power BI và Excel bản 2016 trở lên

Từ Excel 2013, chúng ta có thể thấy bóng dáng của các tính năng Power BI trên đó như có thể sử dụng Power Query để chỉnh sửa và làm sạch dữ liệu hoặc sử dụng Data Model và hàm DAX để thực hiện tính toán từ đó phần visualization sẽ sử dụng pivot charts và pivot tables. KPIM cũng muốn nhấn mạnh một điều quan trọng là hầu hết các tính năng của Power Query và Power Pivot đều có ở Excel. Việc sử dụng các tính năng này thay việc dùng phương pháp truyền thống trong phân tích dữ liệu ở Excel sẽ giúp:

  • Các quy trình chỉnh dữ liệu được tự động hơn nhờ Power Query
  • Dễ dàng tạo các bảng dữ liệu mới với DAX và M
  • Các bảng kết nối để dễ dàng dùng Pivot Tables
  • Sử dụng được DAX để tính các hàm tính khó với Excel Funcion
  • Bỏ giới hạn dòng dữ liệu vì có thể load data vào datamodel không lưu trên sheet

Power Pivot: Công cụ phân tích và xây dựng mô hình dữ liệu trong Excel

Excel truyền thống và Power BI khác nhau như thế nào?

Power BI vs Excel | Learn The Top 19 Best Comparisons

Khi chưa sử dụng Power BI hoặc Power Pivot và Power Query trong Excel, chúng ta quen với việc sử dụng các hàm tính Excel và thiết lập 1 format dữ liệu báo cáo để tính toán và phân tích. Tuy nhiên các thiết lập đó có khả năng sẽ khó linh hoạt cho những yêu cầu tính hoặc phân tích khác hay phải điều chỉnh format khác nhau. Thậm chí để tùy biến nội dung phân tích hoặc giao diện xem chúng ta phải mất nhiều công. VBA cũng là một trong những công cụ giúp hộ trợ tự động hóa và gia tăng hiệu suất làm việc với Excel nhưng ngôn ngữ của VBA thì ít người nắm bắt và tốn công bảo trì, duy trì.

Điều khác biệt đầu tiên khi sử dụng Power BI để phân tích và tạo báo cáo đó là tốc độ. Việc xử lý sheet dữ liệu lớn trên Excel trước đây sẽ vô cùng khó khăn và khó chịu. Và với Power BI, việc xử lý dữ liệu được tập trung phát triển vì vậy việc xử lý các dữ liệu lớn ở đây sẽ nhanh và mượt hơn.

KPIM cũng thấy logic xử lý phân tích dữ liệu cũng chuẩn mực hơn dựa trên nền tảng đàn anh đi trước là SSAS, không còn nhìn và tạo công thức ở từng ô dữ liệu như trước mà tập trung xử lý tính toán theo cấp độ bảng, dòng, cột và đồng thời các hàm tính DAX không phải công thức ở các ô mà là 1 công thức của mô hình, giúp nó có thể tính linh hoạt theo các chiều mà chúng ta mong muốn. Đã bao giờ bạn sử dụng Pivot table ở Excel truyền thống và muốn đưa công thức ở các ô vào đây kéo thả chưa? Giờ với DAX bạn đã làm được điều đó.

Và một điều không thể chối cãi là Power BI giúp xây dựng báo cáo trực quan linh hoạt, các biểu đồ có thể lọc lẫn nhau đồng thời có thể tương tác nhiều với các tính năng như Drill-through, Drill-down, Bookmarks. Giới hạn về thông tin chỉ trên hình ảnh đã được lược bỏ bởi Power BI một cách dễ dàng. Ta có thể cảm giác như đang sử dụng phân tích cùng PowerPoint để vẽ ra các thiết kế báo cáo vậy.

Data Modeling: sự thay thế hoàn hảo cho VLOOKUP

Trong Excel, một trong những hàm phổ biến và quan trọng đó là VLOOKUP hoặc tương tự là INDEX và MATCH để lấy những thông tin từ bảng này sang bảng khác. Điển hình trong việc dùng Pivot Table ta sẽ cần lấy thông tin các cột mới từ những bảng khác để có thể sử dụng pivot table được. Mặc dù vậy chúng ta nên để ý công việc này đang nhằm mục đích kết nối thông tin các bảng nhưng lại tăng thêm lượng dữ liệu mà chúng ta đang lưu trong Excel.

Vì vậy với Data Model trong Excel và Power BI, ta không cần các bước lookup trên nữa mà thay vào đó, chúng ta chỉ cần tạo các mối quan hệ giữa bảng để có được kết nối và thông tin cần từ bảng này sang bảng khác. Đây là chuẩn mực của phân tích dữ liệu thay vì là trả về thông tin từ bảng khác sang với hình thức LookUp.

Diagram

Description automatically generated

DAX: sự hoàn thiện của các hàm Excel

Dax là viết tắt của cụm Data Analytics Expression, ngôn ngữ phân tích được Microsoft phát triển để tương tác với dữ liệu trong nhiều nền tảng khác nhau như mô hình bảng trong Power BI: Power Pivot và SSAS. DAX được thiết kế đơn giản và dễ học mặc dù thể hiện tốc độ nhanh chóng và linh hoạt theo mô hình bảng. Nhìn DAX khá giống với Formular trong Excel. Và để sử dụng tối đa các tính năng của Power BI, chắc chắn bạn sẽ phải dùng DAX.

Qua nhiều các dự án cả ở 2 phương thức áp dụng Excel và Power BI, KPIM nhận thấy DAX đang mở ra 1 thế giới mới về phân tích dữ liệu. Để sử dụng tối đa các tính năng của Power BI, chắc chắn bạn sẽ phải dùng DAX. Sử dụng DAX trong Power BI giúp tính toán nhiều hàm tính khó thực hiện điển hình là các phép tính theo thời gian khác nhau và theo một chuẩn mực của mô hình dữ liệu. Trong Excel, bạn sử dụng các ô để tạo ra công thức. Còn trong Power BI sử dụng DAX, bạn sử dụng các hàng và cột, nghĩa là các bảng. Ngoài ra, một sự khác biệt nữa là kết quả DAX còn có thể thay đổi theo Filter và Row Context.

Như ví dụ bên dưới trong Excel, bạn có thể tính tổng của Sales theo Category, và đặt công thức tổng này tại B10 hoặc bất kì đâu(tất nhiên là trừ ô B2:B9 ra).

Trong Power BI, ví dụ ra có bảng tương tự, bạn cũng có thể tính tổng cột Sales như Excel. Tuy nhiên giá trị tổng sales này có thể đứng 1 mình, hoặc tính theo Category, ngoài ra bạn còn có thể tính theo năm/tháng/ngày,… và Filter theo tùy ý muốn.

Table

Description automatically generated
 
Table

Description automatically generated

Kết luận

Có thể thấy nếu trước khi khi các nghiệp vụ đã quen với việc sử dụng Excel làm nơi thực hiện lưu trữ thông tin, xây dựng báo cáo và cả bảng ghi chép, thì giờ nhiệm vụ phân tích dữ liệu ta thấy đã được nâng cấp rõ rệt với tính năng Power Query và Power Pivot. Điển hình hơn nữa, KPIM nhận thấy việc bỏ Power View trong Excel trước là bằng chứng mà Microsoft đang định hướng Power BI là sản phẩm phân tích và báo cáo tốt nhất trong hệ sinh thái và muốn mọi người chuyển rời sang để sử dụng với những giá trị và tính năng nó mang lại. Hi vọng các bạn chia sẻ ý kiến và quan điểm của mình, đối với mình thì Excel sẽ còn luôn là một công cụ quan trọng, nhưng ta có thể đưa các nhiệm vụ phân tích cần sang Power BI để thực hiện.

Leave a Comment