Khi tham gia vào một dự án hay trong công việc hàng ngày, để công việc được thực hiện hiệu quả với năng suất và chất lượng cao, bên cạnh việc có tư duy tốt và kinh nghiệm phân tích, xử lý tốt thì các công cụ là trợ thủ đắc lực giúp mỗi Business Analyst thực hiện công việc hiệu quả, chất lượng và tiến độ dự án cũng được cải thiện. Vì vậy, trong bài viết này, Nhung sẽ giới thiệu top 10 các công cụ thường được sử dụng trong công việc của Business Analyst theo quan điểm cá nhân Nhung.
Microsoft Visio
Microsoft Visio là phần mềm vẽ sơ đồ được phát triển bởi Microsoft, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các biểu đồ quy trình, luồng công việc của một nghiệp vụ, phòng ban, tổ chức. Với giao diện trực quan, Business Analyst có thể tạo ra các biểu đồ chuyên nghiệp như sơ đồ luồng công việc, sơ đồ tổ chức, UML, sơ đồ cơ sở dữ liệu, BPMN, … một cách nhanh chóng và rõ ràng. Visio là một công cụ khá mạnh nhưng bên cạnh đó, nền tảng này cũng có một số hạn chế. Nhung sẽ liệt kê các ưu nhược điểm của nền tảng này để bạn cân nhắc việc sử dụng chúng trong công việc:
- Ưu điểm:
- Thao tác dễ dàng
- Thư viện mẫu đa dạng
- Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực
- Tùy chỉnh nâng cao
- Tích hợp tốt với Microsoft 365
- Nhược điểm:
- Có thể phức tạp với người mới
- Yêu cầu về cấu hình phần cứng
- Một số tính năng có thể bị hạn chế khi thao tác trên macOS
- Giới hạn định dạng tệp
JIRA
Jira là một công cụ khá phổ viến trong các dự án công nghệ hiện nay. Nền tảng này được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ thực hiện dự án và phát hành các sản phẩm. Jira cũng cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý các nhiệm vụ, lỗi và các vấn đề khác. Thông thường, nền tảng này được sử dụng bởi tất cả các thành viên trong một dự án, trong đó có Business Analyst. Nó không chỉ giúp bản thân BA quản lý được nhiệm vụ và cập nhật tiến độ của mình mà nó còn giúp BA quản lý được tiến độ phát triển của dự án.
Nhung đã sử dụng công cụ này qua một số dự án của công ty với khách hàng với vai trò Business Analyst và đánh giá đây là một công cụ rất hữu ích giúp Nhung quản lý được nhiệm vụ phải thực hiện của bản thân cũng như những công việc quản lý giao cho mỗi thành viên trong một khoảng thời gian nhất định, sau khi hoàn thành sẽ cập nhật tiến độ bằng Jira để quản lý dự án nắm được thông tin. Ngoài ra, chúng còn giúp Nhung quản lý được lỗi từ phía Tester và tiến độ sửa lỗi của Developer. Qua quá trình sử dụng, Nhung nhận thất một số ưu nhược điểm của Jira như sau:
- Ưu điểm:
- Tính năng phân quyền chi tiết
- Dễ dàng tích hợp với hệ thống khác
- Hệ thống module và bộ công cụ phát triển bổ trợ cho phép tùy biến, mở rộng và tích hợp Jira vào trong hệ thống hiện tại
- Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu
- Có thể tích hợp trực tiếp với code trên môi trường phát triển
- Nhược điểm:
- Chi phí cao, sau 7 ngày dùng thử thì doanh nghiệp càng có quy mô lớn thì càng tốn nhiều chi phí: $10 mỗi tháng dành cho tối đa 10 tài khoản; từ 11-100 tài khoản là $7/tài khoản/tháng
- Tốn nhiều thời gian và công sức để setup
- Khó sử dụng đối với người mới
- Tải lên kích thước tập tin bị hạn chế.
- Ngôn ngữ tiếng Anh với nhiều thuật ngữ khó sử dụng.
Figma
Figma là nền tảng cho phép người dùng chỉnh sửa đồ họa và thiết kế giao diện ứng dụng hoặc website, chúng hoạt động trực tiếp trên trình duyệt mà không cần phải thao tác tải về. Cụ thể hơn, nền tảng này có thể giúp Business Analyst giải quyết tất cả các loại công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, từ các trang web wireframe, thiết kế giao diện UI/UX, tạo mẫu cho đến tạo các bài đăng trên mạng xã hội. Đây là nền tảng được nhiều Business Analyst lựa chọn sử dụng bởi những ưu điểm vượt trội của chúng, tuy nhiên, công cụ này cũng có những nhược điểm nhất định dưới đây:
- Ưu điểm:
– Khả năng tương thích cao
– Hỗ trợ làm việc nhóm
– Kho plugin mạnh và đa dạng
– Lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây
- Nhược điểm:
– Phụ thuộc vào kết nối internet
– Giới hạn chức năng ngoại tuyến
– Giá thành cao cho phiên bản Pro
– Khả năng xử lý các dự án lớn
Microsoft Excel
Phân tích dữ liệu cũng là một phần công việc quan trọng của một Business Analyst, trong đó, có một số công cụ hỗ trợ việc lưu trữ, sử dụng dữ liệu, nghiên cứu xu hướng theo dữ liệu, biểu đồ hay ma trận dữ liệu và Microsoft Excel có thể hỗ trợ BA thực hiện các công việc đó một cách hiệu quả.
Một số ưu điểm và nhược điểm của Excel:
- Ưu điểm:
– Quản lý dữ liệu một cách vô cùng hiệu quả
– Khả năng sử dụng công thức va tính toán một cách logic, hiệu quả
– Được tích hợp trong hầu hết các phiên bản Microsoft
- Nhược điểm:
– Có thể gặp lỗi tính toán
– Tốn thời gian
– Chi phí cho phần mềm bản quyền
Confluence
Confluence là một nền tảng cộng tác nội bộ được ưa chuộng hiện nay bởi các tổ chức và đội nhóm đặc biệt đối bới đội nhóm công nghệ thông tin bởi vai trò của chúng trong việc cải thiệu hiệu quả công việc. Confluence cung cấp một không gian tập trung để chia sẻ thông tin, cộng tác trong dự án và quản lý kiến thức. Có thể cho rằng việc xây dựng và quản lý tài liệu phân tích được thực hiện hiệu quả trên Confluence. Trước đây, Nhung đã từng tham gia một dự án sử dụng công cụ này để quản lý tài liệu, trong đó, BA sẽ là người tạo và quản lý các phiên bản tài liệu phân tích, các sơ đồ, hình ảnh giao diện và các thành viên khác sẽ theo dõi các tài liệu trên công cụ này để tiến hành triển khai do đó, các thành viên không phải mất thời gian tìm tài liệu ở nhiều nơi và sẽ tối ưu hóa chi phí lưu trữ tài liệu.
Một số ưu điểm và nhược điểm của công cụ Confluence:
- Ưu điểm:
– Dễ sử dụng và trực quan
– Có khả năng cộng tác mạnh mẽ
– Tích hợp tốt với các công cụ Atlassian khác
– Tổ chức tài liệu linh hoạt
– Khả năng tùy chỉnh cao
– Dễ dàng xem lịch sử phiên bản và khôi phục
- Nhược điểm:
– Chi phí cao: Chi phí bản quyền để sử dụng cho công cụ này khá lớn với các tổ chức lớn hoặc khi cần tích hợp nhiều tính năng
– Đòi hỏi quản lý dữ liệu: Việc tổ chức và duy trì khá phức tạp khi lượng dữ liệu lớn
– Giới hạn về chỉnh sửa thời gian thực: Việc cho phép chỉnh sửa đồng thời và theo thời gian thực của công cụ này không thực sự mạnh mẽ bằng một số công cụ cho phép chỉnh sửa đồng thời khác.
– Hạn chế trong chỉnh sửa định dạng phức tạp: Việc xử lý nội dung phức tạp hoặc trực quan hóa của công cụ này cũng không thực sự mạnh bằng các công cụ khác như Microsoft Word hoặc Figma.
Draw.io
Draw.io là một công cụ vẽ sơ đồ miễn phí và không giới hạn trực tuyến giúp người dùng thiết kế các sơ đồ chuyên nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với kho tài nguyên phong phú và đa dạng, Draw.io giúp người dùng có thể tạo lên những sơ đồ phức tạp từ sơ đồ tổ chức cho đến sơ đồ luồng công việc một cách hiệu quả và chính xác. Công cụ này được các tổ chức, trong đó có Business Analyst sử dụng để tạo ra những sơ đồ chuyên nghiệp và đẹp mắt.
Cũng như những công cụ khác, Draw.io có những điểm mạnh, hỗ trợ tốt cho công việc của Business Analyst nhưng chúng vẫn tồn tại một số mặt hạn chế. Dưới đây là những ưu điểm và nhược điểm của công cụ này:
- Ưu điểm:
– Đây là một chương trình sử dụng miễn phí
– Quá trình xử lý nhanh
– Bao gồm các tính năng hấp dẫn
– Không có yêu cầu tối thiểu để sử dụng chúng
– Cho phép chia sẻ thiết kế
– Có nhiều mẫu (Template) để lựa chọn
- Nhược điểm:
– Giao diện đơn giản, thiếu hấp dẫn
– Không có nhiều tính năng nâng cao
– Phiên bản Desktop có xu hướng gặp trục trặc khi sư dụng mở rộng hơn
– Tính năng chia sẻ chỉ khả dụng cho các tệp One Drive và Google Drive
Power BI
Power BI là một công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ. Nó giúp doanh nghiệp xử lý, tổ chức, và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, biến chúng từ dạng thô thành thông tin hữu ích. Đối với Business Analyst, Power BI giúp BA tổng hợp và phân tích dữ liệu, từ đó có cái nhìn chính xác về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để đưa ra những giải pháp cải thiện chất lượng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Power BI thể hiện dữ liệu này qua các biểu đồ và bảng điều khiển tương tác, cung cấp thông tin quý báu giúp hiểu rõ tình hình kinh doanh, kiểm soát hoạt động, và dự đoán xu hướng trong tương lai.
- Ưu điểm:
– Có khả năng xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
– Cung cấp sẵn các báo cáo và dashboard để bạn có thể bắt đầu công việc phân tích mà không cần xây dựng từ đầu.
– Bảo mật mạnh mẽ
– Cập nhật bảng dashboard liên tục ở thời gian thực
– Hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên
– Hỗ trợ tích hợp code Python và R để cải thiện trực quan hóa và phân tích dữ liệu.
– Khả năng tạo lịch trình tự động cập nhật dữ liệu
- Nhược điểm:
– Số lượng nguồn dữ liệu sẵn có để kết nối với các báo cáo và dashboard có hạn.
– Giới hạn kích thước tệp dữ liệu tối đa là
– Chia sẻ dashboard và báo cáo yêu cầu người dùng có cùng tên miền email, hạn chế việc chia sẻ thông tin và hợp tác với người dùng khác nếu họ không thuộc cùng một miền email.
Hiện tại, Nhung đang làm việc tại KPIM – công ty chuyên cung cấp các giải pháp và đào tạo về dữ liệu, trong đó, tập trung khai thác công cụ Power BI nhằm trực quan hóa dữ liệu. Vì vậy, Nhung được tiếp xúc, học hỏi và trải nghiệm công cụ này. Điều này đã giúp Nhung có kiến thức và kỹ năng về dữ liệu nói chung và công cụ Power BI nói riêng giúp Nhung dễ dàng phân tích những thông tin thu thập từ phía khác hàng để đưa ra giải pháp tốt nhất.
Trong công việc của một Business Analyst, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao năng suất và chất lượng dự án. Mỗi công cụ đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với từng loại công việc cụ thể. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cái nhìn tổng quan và hữu ích về các công cụ mà Nhung đã sử dụng, giúp bạn có thể lựa chọn và ứng dụng phù hợp trong công việc của mình. Hãy không ngừng học hỏi và tận dụng tối đa các công cụ để đạt được hiệu quả cao nhất!
