1. Mở đầu: Tại sao nên tạo SharePoint List từ file Excel?
Ở bài viết trước, Đức đã đưa ra các so sánh và tư vấn cho các bạn cách lựa chọn và kết hợp giữa 2 công cụ SharePoint List và Microsoft Excel. Trong đó, chúng ta hãy cùng điểm lại một số ưu điểm của SharePoint List so với Excel.
✅ Lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ dàng quản lý.
✅ Hỗ trợ phân quyền truy cập, tránh rủi ro chỉnh sửa sai sót.
✅ Tích hợp với Power Automate, Power BI để phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình.
✨ Trong bài viết này, Đức cùng KPIM sẽ hướng dẫn bạn cách tạo SharePoint List từ file Excel một cách nhanh chóng và chia sẻ những lưu ý quan trọng để tránh lỗi trong quá trình nhập liệu.
2. Các bước tạo SharePoint List từ file Excel
🔹 Bước 1: Chuẩn bị file Excel
Trước khi nhập dữ liệu vào SharePoint, cần đảm bảo file Excel có định dạng phù hợp:
- Dữ liệu được tổ chức theo bảng với dòng đầu tiên là tiêu đề cột.
- Không có ô trống hoặc hàng trống trong bảng dữ liệu.
- Các cột nên có tên rõ ràng, không chứa ký tự đặc biệt (*, ?, !).
- Nếu có dữ liệu dạng số hoặc ngày, cần kiểm tra định dạng đúng chuẩn.
🔹 Bước 2: Tạo SharePoint List từ file Excel
📌 Cách 1: Tạo SharePoint List từ file Excel
Truy cập SharePoint và chọn Site nơi bạn muốn tạo danh sách.
- Nhấn New → List → Import from Excel.
- Tải lên file Excel cần sử dụng.
- Chọn các cột dữ liệu cần nhập vào danh sách.
- Nhấn Create để hoàn tất.
📌 Cách 2: Nhập dữ liệu từ Excel qua Power Automate (Tự động nhập và đồng bộ dữ liệu)
- Truy cập Power Automate từ Microsoft 365.
- Chọn Create a Flow (Tạo luồng tự động).
- Xây dựng các luồng Flow gồm các bước chính sau:
🔹 Trigger: When a file is created or modified (properties only)
(Khi một file Excel được tạo hoặc chỉnh sửa trong thư viện SharePoint)
🔹 Action 1: List rows present in a table (Excel Online)
(Lấy tất cả các hàng từ bảng trong file Excel)
🔹 Action 2: Apply to each (value from List rows present in a table)
(Lặp qua từng hàng Excel (Apply to each).
🔹 Action 3: Create item (SharePoint)
(Tạo mục mới trong danh sách SharePoint với dữ liệu từ Excel)
3. Những lưu ý quan trọng khi tạo SharePoint List từ Excel
📌 1. Kiểm tra lại dữ liệu trước khi nhập
🔹 Đảm bảo không có dữ liệu trùng lặp hoặc sai định dạng.
🔹 Loại bỏ các ký tự đặc biệt, lỗi khoảng trắng trong tiêu đề cột.
📌 2. Định dạng dữ liệu đúng chuẩn
🔹 Date and Time: Cần có định dạng chuẩn để tránh lỗi khi nhập.
🔹 Choice Column: Nếu cột có nhiều lựa chọn, nên chuyển thành dạng “Choice” trong SharePoint.
🔹 Lookup Column: Nếu dữ liệu có tham chiếu đến danh sách khác, nên sử dụng Lookup Column.
📌 3. Phân quyền khi nhập dữ liệu
🔹 Tránh cấp quyền Full Control cho tất cả nhân viên.
🔹 Cấp quyền chỉnh sửa chỉ cho nhóm có liên quan đến việc nhập dữ liệu.
📌 4. Đồng bộ dữ liệu giữa Excel và SharePoint
🔹 Nếu muốn Excel cập nhật tự động vào SharePoint, sử dụng Power Automate.
🔹 Nếu muốn xuất dữ liệu từ SharePoint về Excel, sử dụng tính năng Export to Excel.
4. Ứng dụng thực tế từ KPIM
Tại KPIM, chúng tôi đã giúp nhiều doanh nghiệp triển khai SharePoint List từ Excel để tối ưu quản lý dữ liệu và đạt được nhiều hiệu quả trong việc tự động hóa và chuẩn hóa dữ liệu.
🔹 Quản lý nhân sự: Nhập danh sách nhân viên từ Excel để theo dõi hồ sơ và thời gian làm việc.
🔹 Quản lý khách hàng: Tạo danh sách khách hàng từ file Excel để phục vụ chiến dịch marketing.
🔹 Quản lý tài chính: Nhập dữ liệu kế toán từ Excel và kết nối với Power BI để phân tích báo cáo.
📊 Kết quả:
✅ Giảm 50% thời gian nhập liệu so với cách làm thủ công.
✅ Tăng 70% độ chính xác nhờ kiểm soát dữ liệu tốt hơn.
✅ Tự động cập nhật dữ liệu, giúp nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn.
5. Kết luận
Việc chuyển dữ liệu từ Excel sang SharePoint List giúp doanh nghiệp tổ chức thông tin hiệu quả hơn, tránh sai sót và tối ưu quy trình làm việc. Nếu bạn đang sử dụng Excel để quản lý dữ liệu, hãy thử SharePoint List ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt! 🚀
