“Being a Project Manager is like being an artist, you have the different colored process streams combining into a work of art” là một lời nhận định từ Greg Cimmarsti mà cá nhân tôi thấy thấm về vai trò và công việc này. Mỗi dự án khi bản thân tôi tham gia là một bài toán, cũng là những nguồn cảm hứng riêng và xuất hiện các vấn đề khác nhau. Có thế thấy rằng vai trò của một quản lý dự án trong các công ty là vô cùng quan trọng để thúc đẩy triển khai các dự án thành công. Đối với cá nhân tôi, ưu tiên hàng đầu của nghề quản trị dự án là yếu tố kinh nghiệm, và có lẽ rằng đó cũng là yêu cầu tối thiểu của các công ty cho vị trí này. Và để có thể hiểu rõ hơn về quản trị dự án cũng như chuẩn bị dần những kinh nghiệm trong con đường sự nghiệp đến vị trí đó, hãy cùng tôi tổng hợp những yếu tố tổng quan về công việc này.

Quản trị dự án là gì?

Để trả lời câu hỏi trên, ta hãy cùng đi từ những khái niệm cơ bản nhất về khái niệm của một dự án. Nói đến dự án thì vô cùng rộng, nó có thể là một dự án về bất động sản, về sát nhập công ty, về xây dựng một công cụ trong công ty… Nhưng để khải quát một định nghĩa, dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả. Như một số ví dụ ở trên, dự án có thể là bất cứ nội dung gì ở trong và ngoài công ty và được thực hiện để đem lại một giá trị nào đó.

Và tại sao chúng được gọi là một nỗ lực tạm thời? Tính chất tạm thời của các dự án chỉ ra rằng một dự án có một khởi đầu và kết thúc xác định. Tạm thời ở đây không nhất thiết có nghĩa là một dự án có thời gian ngắn. Một dự án kết thúc khi một hoặc nhiều trường hợp sau đây xảy ra:

  1. Các mục tiêu của dự án đã đạt được
  2. Các mục tiêu sẽ không hoặc không thể đạt được
  3. Nguồn vốn đã cạn kiệt hoặc không còn khả năng phân bổ cho dự án
  4. Nhu cầu về dự án không còn tồn tại (khách hàng không muốn tiếp tục hoặc có sự thay đổi chiến lược
  5. Nguồn nhân lực hoặc vật chất không còn đủ đáp ứng nữa
  6. Dự án bị chấm dứt vì lý do pháp lý hoặc thuận tiện.

Các dự án xuất hiện vì chúng tạo ra các giá trị cho công ty. Một điển hình cụ thể là sự thay đổi trong công ty và tổ chức. Chúng ta có thể quen thuộc với những dự án để tăng sự gắn kết giữa các nhân viên qua Team Building hoặc những dự án áp dụng công nghệ vào hoạt động để tối ưu bộ máy vận hành và quản trị. Bên cạnh đó, các dự án cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp nâng cao tính sáng tạo và phát triển đổi mới. Từ nhiều dự án mang lại cho doanh nghiệp những góc nhìn và thông tin để dễ dàng thích ứng, thay đổi hoặc phát triển một cách chiến lược hơn. Các dự án phát sinh từ những bối cảnh khác nhau mà các nhà lãnh đạo yêu cầu thực hiện để dáp ứng các yếu tố tác động lên công ty. Đó có thể là những ví dụ dưới đây:

Dự án tạo ra nhiều giá trị như vậy cũng đem lại những rủi ro khi không thành công hoàn thành. Các rủi ro có thể về giá trị tiền bạc, về thời gian và nguồn lực. Chính vì vậy việc quản lý các dự án là quan trọng và chúng ta có thể khái quát định nghĩa: quản lý dự án là việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng thích hợp và tích hợp các quy trình được xác định cho dự án. Quản lý dự án cho phép các tổ chức thực hiện các dự án hiệu quả như:

  1. Đạt được các mục tiêu kinh doanh
  2. Giải quyết được các vấn đề trong hoạt động hoặc kinh doanh
  3. Phản ứng với các tình huống xấu hoặc rủi ro một cách kịp thời
  4. Tối ưu hóa việc sử dụng tìa nguyên trong công ty
  5. Tạo ra sự thay đổi tích cực

Vai trò của vị trí quản lý dự án

Người quản lý dự án là người được chỉ định bởi tổ chức thực hiện để lãnh đạo nhóm chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án. Thông thường, chúng ta có thể thấy vị trí này được áp dụng gán cho nhiều vị trí lãnh đạo trong công ty để thực hiện các dự án nội bộ. Vì vây, ta nên có một sự so sánh rõ rệt với người quản lý chức năng và hoạt động. Một người quản lý chức năng tập trung vào việc cung cấp giám sát quản lý cho một đơn vị chức năng hoặc kinh doanh. Còn người quản lý hoạt động có trách nhiệm đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh có hiệu quả.

Một vài ví dụ dưới đây giúp chúng ta hiểu được vai trò của người quản lý dự án đối với một dự án lớn. Và chúng ta có thể hình dung so sánh chúng với vai trò của một nhạc trưởng cho một dàn nhạc lớn:

  1. Tư cách thành viên và vai trò. Mỗi dự án lớn được thực hiện bởi một đội ngũ giống như một dàn nhạc bao gồm nhiều thành viên, mỗi người chơi một vai trò khác nhau. Những nhạc sĩ này có thể chơi các loại nhạc cụ khác nhau để tổ hợp ra một bài giao hưởng. Tương tự, một dự án lớn có thể có nhiều thành viên dự án do một người quản lý dự án lãnh đạo. Các thành viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau như nghiệp vụ, kỹ thuật, thiết kế, … Và người nhạc trưởng sẽ giúp tạo ra sự phối hợp hài hòa giữa các hoạt động của từng thành viên cũng như một người quản lý dự án là cầu nối và thúc đẩy sự phối hợp giữa các thành viên hoặc đội nhóm trong dự án đó.
  2. Tinh thần trách nhiệm với đội nhóm. Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm về những gì nhóm của họ hoàn thành trong dự án cũng như một buổi hòa nhạc chán sẽ khiến ánh mắt đổ dồn về nhạc trưởng. Vì vậy, một người quả lý dự án cần bắt đầu bằng các bước như nghiên cứu về nhiệm vụ và mục tiêu của dự án để chắc chắn đồng nhất về tư tưởng với các bên yêu cầu. Từ đó đưa ra chiến lược, kế hoạch và thực thi chúng để thành công.
  3. Kiến thức và kỹ năng. Nhạc trưởng không hẳn phải là người chơi được hết mọi nhạc cụ trong dàn nhạc hoặc chơi hay nhất nhưng nên sở hữu những kiến thức, hiểu biết và kinh nghiệm về chúng và âm nhạc. Cũng giống như vậy, một người quản lý dự án không bị yêu cầu phải là người biết mọi thứ nhưng cần có tầm nhìn bao quát, kiến thức trải rộng và các kỹ năng hồi đáp với tình huống để đem lại sự thành công khi triển khia dự án. Họ cũng áp dụng những kỹ năng trong giao tiếp và quản trị để thúc đẩy, tạo động lực cho cả đội ngũ phấn đấu hoàn thành dự án.

Vòng đời phát triển dự án (Project and development life cycle)

Bên cạnh việc khái quát về một nhà quản lý dự án, hãy cùng xem về một vòng đời phát triển dự án cũng như các quy trình và kiến thức quan trọng liên quan liên quan. Viện quản lý dự án PMI tại Mỹ là một trong những tổ chức tiên phong và đi đầu trong việc đào tạo và khái quát các kĩ năng quản trị dự án. Họ đã đưa ra một lược đồ thể hiện quy trình cùng những thành phần quan trọng trong dự án như sau:

Trong đó, một dự án sẽ bao gồm nhiều giai đoạn, hay còn gọi là Project Phase. Các giai đoạn này là một tổ hợp các hoạt động nhmawf hoàn thành môt hoặc nhiều yêu cầu đề ra. Ở mỗi giai đoạn chúng ta sẽ có một trạng thái giai đoạn nhất định hay còn gọi là Project Gate. Đây chính là sự kết thúc của một giai đoạn và mở đầu cho một giai đoạn mới.

Một vòng đời phát triển dự án được khái quát theo 4 giai đoạn đó là:

  1. Khởi đầu dự án (Starting the project)
  2. Tổ chức và chuẩn bị (Organizaing and preparing)
  3. Thực hiện triển khai (Carrying out the work)
  4. Kết thúc dự án (Ending the project)

Các nhóm quy trình quản lý dự án (Project management process group)

Và để hỗ trợ trong từng giai đoạn, chúng ta có các quy trình và nhóm quy trình bao gồm:

  1. Quy trình khởi đầu (Initiating Process Group): những quy trình này được thực hiện nhằm xác định một dựu án mới hoặc một giai đoạn mới của dự án cũ. Và kết quả của bước này đó là đạt được sự đồng ý hoặc ủy quyền để bắt đầu dự án hay giai đoạn đó.
  2. Quy trình Lập kế hoạch (Planning Process Group: những quy trình cần thiết để thiết lập phạm vi của dự án, tinh chỉnh các mục tiêu, và xác định quá trình hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu.
  3. Quy trình Thực thi (Executing Process Group): các quy trình này được thực hiện để hoàn thành công việc được xác định trong kế hoạch để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.
  4. Quy trình Giám sát và Kiểm soát (Monitoring and Controlling Process Group):những quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ và hiệu quả hoạt động của dự án. Xác định bất kỳ giai đoạn và lĩnh vực nào cần thay đổi kế hoạch và bắt đầu các thay đổi tương ứng.
  5. Quy trình Đóng (Closing Process Group): các quy trình đó được thực hiện để hoàn thành hoặc kết thúc chính thức dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng.

Phân mục kiến thức quản lý dự án (Project management knowledge area)

Bên cạnh việc đi theo đúng lộ trình của các quy trình phía trên, một người quản lý dự án cũng cần có những kiến thức cụ thể ở đa dạng các lĩnh vực. Điều này giúp khả năng phối hợp với nhóm, xây dựng chiến lược và triển khai hiệu quả hơn. Ở đây chúng ta có một số các phân mục kiến thức trong quản trị dự án mặc dù chúng có mối quan hệ với nhau.

  1. Quản lý tích hợp dự án (Project Integration Management): bao gồm các quá trình và hoạt động để xác định, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, và điều phối các quá trình khác nhau và các hoạt động quản lý dự án trong Ban quản lý dự án
  2. Quản lý phạm vi dự án (Project Scope Management): bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án bao gồm tất cả các công việc bắt buộc, và chỉ công việc được yêu cầu, để hoàn thành dự án thành công.
  3. Quản lý lịch trình dự án (Project Schedule Management): bao gồm các quy trình cần thiết để quản lý việc hoàn thành kịp thời của dự án.
  4. Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management): bao gồm các quá trình liên quan đến lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách, tài chính, cấp vốn, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể được hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.
  5. Quản lý chất lượng dự án (Project Quality Management): bao gồm các quy trình để kết hợp chính sách chất lượng của tổ chức liên quan đến việc lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát các yêu cầu về chất lượng sản phẩm và dự án, để đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
  6. Quản lý tài nguyên dự án (Project Resource Management): bao gồm các quy trình để xác định, thu nhận và quản lý các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
  7. Quản lý Truyền thông Dự án (Project Communications Management): bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo kịp thời và thích hợp lập kế hoạch, thu thập, tạo, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, kiểm soát, giám sát và cuối cùng bố trí thông tin dự án.
  8. Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management): bao gồm các quá trình tiến hành lập kế hoạch quản lý rủi ro, xác định, phân tích, lập kế hoạch ứng phó, thực hiện ứng phó và giám sát rủi ro trong một dự án.
  9. Quản lý chi tiêu Dự án (Project Procurement Management): bao gồm các quy trình cần thiết để mua hoặc có được sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cần thiết từ bên ngoài nhóm dự án.
  10. Quản lý các bên liên quan của dự án (Project Stakeholder Management): bao gồm các quy trình cần thiết để xác định những người, nhóm hoặc các tổ chức có thể tác động hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, để phân tích kỳ vọng của các bên liên quan và tác động đến dự án và phát triển ứng dụng.

Những nội dung trên hi vọng sẽ vẽ ra một bức tranh tổng thể cho các bạn để hiểu hơn về công việc quản trị dự án một cách khái quát. Với từng lĩnh vực ngành nghề và từng nội dung dự án chúng ta có thể có những sự khác biệt và thay đổi để đáp ứng thích hợp và thuận tiện. Chúc các bạn có được những kiến thức khởi đầu bổ ích về Project Management và là đà cho sự tìm hiểu và đúc kết kinh nghiệm thêm về vị trí này.

Leave a Comment