Những điều bạn cần biết về Quản trị dự án – Project Management

Mỗi dự án khi bản thân tôi tham gia là một bài toán, cũng là những nguồn cảm hứng riêng và xuất hiện các vấn đề khác nhau. Có thế thấy rằng vai trò của một người quản trị dự án (project manager) trong các công ty là vô cùng quan trọng để thúc đẩy triển khai các dự án thành công.

Đối với cá nhân tôi, ưu tiên hàng đầu của nghề Quản trị dự án là yếu tố kinh nghiệm, và có lẽ rằng đó cũng là yêu cầu tối thiểu của các công ty cho vị trí này. Và để có thể hiểu rõ hơn về Quản trị dự án cũng như chuẩn bị dần những kinh nghiệm trong con đường sự nghiệp đến vị trí đó, hãy cùng tôi tổng hợp những yếu tố tổng quan về công việc này.

Hiểu thế nào về Dự án - và Quản trị dự án?

Giải thích khái niệm: Dự án

Để trả lời câu hỏi trên, ta hãy cùng đi từ những khái niệm cơ bản nhất về khái niệm của một dự án.

Nói đến dự án thì đây là khái niệm vô cùng rộng, nó có thể là một dự án về bất động sản, về sát nhập công ty, về xây dựng một công cụ trong công ty,…

Nhưng để khái quát lại trong một định nghĩa, dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả. Và như một số ví dụ đã nêu trên, dự án có thể là bất cứ nội dung gì ở trong và ngoài công ty và được thực hiện để đem lại một giá trị nào đó.

Dự án: một nỗ lực tạm thời?

Và tại sao chúng được gọi là một nỗ lực tạm thời? Tính chất tạm thời của các dự án chỉ ra rằng một dự án có một khởi đầu và kết thúc xác định.

Tạm thời ở đây không nhất thiết có nghĩa là một dự án có thời gian ngắn. Một dự án kết thúc khi một hoặc nhiều trường hợp sau đây xảy ra:

• Các mục tiêu của dự án đã đạt được
• Các mục tiêu sẽ không hoặc không thể đạt được
• Nguồn vốn đã cạn kiệt hoặc không còn khả năng phân bổ cho dự án
• Nhu cầu về dự án không còn tồn tại (khách hàng không muốn tiếp tục hoặc có sự thay đổi chiến lược
• Nguồn nhân lực hoặc vật chất không còn đủ đáp ứng nữa
• Dự án bị chấm dứt vì lý do pháp lý hoặc thuận tiện.

Dự án: Ưu, nhược, và tầm quan trọng của việc Quản trị dự án

Các dự án xuất hiện vì chúng tạo ra các giá trị cho công ty. Một điển hình cụ thể là sự thay đổi trong công ty và tổ chức. Chúng ta có thể quen thuộc với những dự án để tăng sự gắn kết giữa các nhân viên qua Team Building hoặc những dự án áp dụng công nghệ vào hoạt động để tối ưu bộ máy vận hành và quản trị.

Bên cạnh đó, các dự án cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp nâng cao tính sáng tạo và phát triển đổi mới. Từ nhiều dự án mang lại cho doanh nghiệp những góc nhìn và thông tin để dễ dàng thích ứng, thay đổi hoặc phát triển một cách chiến lược hơn. Các dự án phát sinh từ những bối cảnh khác nhau mà các nhà lãnh đạo yêu cầu thực hiện để dáp ứng các yếu tố tác động lên công ty.

Dự án tạo ra nhiều giá trị như vậy cũng đem lại những rủi ro khi không thành công hoàn thành. Các rủi ro có thể về giá trị tiền bạc, về thời gian và nguồn lực. Vì vậy mới nói, việc quản trị các dự án là một đầu việc vô cùng quan trọng.

Từ đây, ta có thể đưa ra một định nghĩa khái quát: Quản trị dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án. Quản trị dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng thích hợp và tích hợp các quy trình được xác định cho dự án.

Quản trị dự án cho phép các tổ chức thực hiện các dự án hiệu quả như:

• Đạt được các mục tiêu kinh doanh
• Giải quyết được các vấn đề trong hoạt động hoặc kinh doanh
• Phản ứng với các tình huống xấu hoặc rủi ro một cách kịp thời
• Tối ưu hóa việc sử dụng tìa nguyên trong công ty
• Tạo ra sự thay đổi tích cực

Vai trò của vị trí Quản trị dự án

Người Quản trị dự án là người được chỉ định bởi tổ chức thực hiện để lãnh đạo nhóm chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án.

Thông thường, chúng ta có thể thấy vị trí này được áp dụng gán cho nhiều vị trí lãnh đạo trong công ty để thực hiện các dự án nội bộ. Vì vây, ta nên có một sự so sánh rõ rệt với người Quản trị chức năng và hoạt động:

• Một người Quản trị chức năng tập trung vào việc cung cấp giám sát Quản trị cho một đơn vị chức năng hoặc kinh doanh.
• Còn người Quản trị hoạt động có trách nhiệm đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh có hiệu quả.

Một vài ví dụ dưới đây giúp chúng ta hiểu được vai trò của người Quản trị dự án đối với một dự án lớn. Ta có thể hình dung so sánh họ với vai trò của một nhạc trưởng cho một dàn nhạc lớn:

Tư cách thành viên và vai trò

Mỗi dự án lớn được thực hiện bởi một đội ngũ giống như một dàn nhạc bao gồm nhiều thành viên, mỗi người chơi một vai trò khác nhau. Những nhạc sĩ này có thể chơi các loại nhạc cụ khác nhau để tổ hợp ra một bài giao hưởng.

Tương tự, một dự án lớn có thể có nhiều thành viên dự án do một người Quản trị dự án lãnh đạo. Các thành viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau như nghiệp vụ, kỹ thuật, thiết kế,…

Người nhạc trưởng đóng vai trò tạo ra sự phối hợp hài hòa giữa các hoạt động của từng thành viên, cũng như một người Quản trị dự án là cầu nối và thúc đẩy sự phối hợp giữa các thành viên hoặc đội nhóm trong dự án đó.

Tinh thần trách nhiệm với đội nhóm

Người Quản trị dự án là người chịu trách nhiệm về những gì nhóm của họ hoàn thành trong dự án cũng như một buổi hòa nhạc nhàm chán sẽ khiến ánh mắt đổ dồn về nhạc trưởng.

Vì vậy, một người Quản trị dự án cần bắt đầu bằng các bước như nghiên cứu về nhiệm vụ và mục tiêu của dự án để chắc chắn đồng nhất về tư tưởng với các bên yêu cầu. Dựa vào đó, họ sẽ đưa ra chiến lược, kế hoạch và thực thi chúng để thành công.

Kiến thức và kỹ năng

Nhạc trưởng không hẳn phải là người chơi được hết mọi nhạc cụ trong dàn nhạc hoặc chơi hay nhất nhưng nên sở hữu những kiến thức, hiểu biết và kinh nghiệm về chúng và âm nhạc.

Cũng giống như vậy, một người Quản trị dự án không bị yêu cầu phải là người biết mọi thứ nhưng cần có tầm nhìn bao quát, kiến thức trải rộng và các kỹ năng hồi đáp với tình huống để đem lại sự thành công khi triển khia dự án. Họ cũng áp dụng những kỹ năng trong giao tiếp và quản trị để thúc đẩy, tạo động lực cho cả đội ngũ phấn đấu hoàn thành dự án.