1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng SharePoint List?

Ta đã thấy những tính năng của SharePoint List như một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách khoa học, dễ dàng chia sẻ và tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365.

✨ Dưới đây là 5 ứng dụng thực tế của SharePoint List trong doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc:

✅ Quản lý công việc nhóm.
✅ Quản lý danh sách khách hàng.
✅ Theo dõi tài sản văn phòng.
✅ Lưu trữ thông tin nhân sự.
✅ Quản lý nội dung marketing.

🚀 Trong bài viết này, Đức và KPIM sẽ hướng dẫn cách sử dụng SharePoint List để triển khai từng trường hợp cụ thể.

2. Tạo danh sách ‘To-Do List’ cho nhóm làm việc trên SharePoint

📌 Vấn đề:

Các nhóm làm việc thường gặp khó khăn trong việc theo dõi công việc, dễ bỏ sót nhiệm vụ hoặc không biết trạng thái tiến độ.

📌 Giải pháp với SharePoint List:

✅ Tạo danh sách công việc theo dự án hoặc phòng ban.
✅ Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên với cột Person or Group.
✅ Thiết lập ngày hết hạn để theo dõi tiến độ công việc.
✅ Tích hợp với Power Automate tự động gửi thông báo khi có nhiệm vụ mới hoặc sắp đến hạn.

💡 Ví dụ danh sách ‘To-Do List’ trên SharePoint:

Công việc Người phụ trách Trạng thái Ngày hết hạn
Báo cáo tài chính Nguyễn Văn A Đang thực hiện 15/07/2024
Thiết kế website Trần Thị B Hoàn thành 10/07/2024
Tổ chức hội thảo Lê Văn C Chưa bắt đầu 20/07/2024

📌 Kết quả:

✔️ Tăng hiệu suất làm việc nhóm lên 30% nhờ theo dõi công việc minh bạch.
✔️ Giảm sai sót & quên nhiệm vụ nhờ thông báo tự động.

3. Tạo và quản lý danh sách liên hệ khách hàng

📌 Vấn đề:

Doanh nghiệp cần quản lý danh sách khách hàng nhưng gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, phân loại dữ liệu.

📌 Giải pháp với SharePoint List:

✅ Ghi nhận toàn bộ thông tin khách hàng như họ tên, email, số điện thoại, công ty.
✅ Lưu trữ lịch sử tương tác với khách hàng.
✅ Phân loại khách hàng theo nhóm tiềm năng, đang quan tâm, đã ký hợp đồng.
✅ Kết hợp với Power Automate để gửi email chăm sóc khách hàng tự động.

💡 Ví dụ danh sách liên hệ khách hàng:

Tên khách hàng Công ty Email Trạng thái
Nguyễn Văn A ABC Corp [email protected] Tiềm năng
Trần Thị B XYZ Ltd [email protected] Đã ký hợp đồng
Lê Văn C DEF Solutions [email protected] Đang quan tâm

📌 Kết quả:

✔️ Tăng khả năng chăm sóc khách hàng nhờ theo dõi lịch sử liên hệ.
✔️ Giảm 40% thời gian tìm kiếm thông tin so với sử dụng Excel.

4. Theo dõi tài sản văn phòng với SharePoint List

📌 Vấn đề:

Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý tài sản như máy tính, thiết bị văn phòng, phần mềm.

📌 Giải pháp với SharePoint List:

✅ Ghi nhận danh sách tài sản cùng với thông tin bảo hành, trạng thái sử dụng.
✅ Phân công người chịu trách nhiệm quản lý tài sản.
✅ Tích hợp với Power Automate để gửi thông báo khi tài sản sắp hết hạn bảo hành.

💡 Ví dụ danh sách theo dõi tài sản văn phòng:

Tên tài sản Mã tài sản Người phụ trách Trạng thái Ngày bảo hành
Laptop Dell LAP123 Nguyễn Văn A Đang sử dụng 30/12/2024
Máy in Canon PRN456 Trần Thị B Cần sửa chữa 15/08/2024
Phần mềm Adobe SW789 Lê Văn C Đã hết hạn 10/06/2024

📌 Kết quả:

✔️ Giảm 50% rủi ro mất mát tài sản nhờ theo dõi minh bạch.
✔️ Tối ưu hóa việc bảo trì & mua sắm thiết bị nhờ dữ liệu cập nhật.

5. Tạo bảng dữ liệu ‘Employee Directory’ lưu trữ thông tin nhân viên

📌 Vấn đề:

Doanh nghiệp cần quản lý danh sách nhân viên nhưng thiếu hệ thống lưu trữ tập trung.

📌 Giải pháp với SharePoint List:

✅ Lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên như họ tên, chức vụ, phòng ban, email.
✅ Dễ dàng tìm kiếm nhân sự theo phòng ban, vị trí.
✅ Kết nối với Power Apps để tạo giao diện tìm kiếm nhân sự thân thiện hơn.

💡 Ví dụ danh sách nhân viên:

Họ và tên Phòng ban Chức vụ Email
Nguyễn Văn A Kinh doanh Trưởng phòng [email protected]
Trần Thị B Kế toán Nhân viên [email protected]
Lê Văn C IT Quản lý dự án [email protected]

📌 Kết quả:

✔️ Tăng hiệu quả quản lý nhân sự nhờ thông tin tập trung.
✔️ Dễ dàng tìm kiếm thông tin nhân viên cho quy trình nội bộ.

6. Tạo danh sách bài viết Marketing để quảng bá thương hiệu

📌 Vấn đề:

Đội ngũ marketing cần theo dõi nội dung bài viết nhưng thiếu hệ thống quản lý tập trung.

📌 Giải pháp với SharePoint List:

✅ Lập kế hoạch nội dung theo lịch trình đăng bài.
✅ Theo dõi trạng thái bài viết: Đang viết, Đã duyệt, Đã đăng.
✅ Lưu trữ tài liệu và hình ảnh liên quan trực tiếp trên danh sách.

💡 Ví dụ danh sách bài viết marketing:

Tiêu đề bài viết Người viết Ngày đăng Trạng thái
Hướng dẫn Power BI Nguyễn Văn A 10/07/2024 Đã đăng
Ứng dụng AI trong KD Trần Thị B 15/07/2024 Đang viết
Case Study SharePoint Lê Văn C 20/07/2024 Đã duyệt

📌 Kết quả:

✔️ Tăng hiệu quả quản lý nội dung & tiến độ bài viết.
✔️ Giảm thất lạc tài liệu marketing quan trọng.

7. Kết luận

SharePoint List giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách tập trung, dễ dàng chia sẻ & tích hợp với Microsoft 365. Hãy áp dụng ngay để nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp của bạn! 🚀

📖 Bạn có muốn xem hướng dẫn chi tiết từng trường hợp? Hãy đón chờ các bài viêt theo từng tình huống và đặc biệt là trong các khóa học của KPIM nhé! 😊