Với những công việc được đảm nhiệm bởi Business Analyst, có thể khẳng định rằng BA có vai trò vô cùng quan trọng trong một dự án. Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ không chỉ là người thực hiện vai trò cầu nối và phân tích vấn đề ngay từ giai đoạn ban đầu mà còn là người theo dõi xuyên suốt dự án để đảm bảo sản phẩm được thực hiện đúng với yêu cầu cần giải quyết. Cụ thể, trong một dự án phát triển phần mềm, Business Analyst đóng góp những vai trò quan trọng sau:

Thu thập và phân tích yêu cầu

Business Analyst phải làm việc với các bên liên quan (Stakeholder) để xác định được tình trạng và vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, mong muốn và những yêu cầu của họ cho sản phẩm mới nhằm mục đích của công ty. BA có thể sử dụng nhiều phương thức khác nhau để thu thập thông tin như phỏng vấn, Meeting, quan sát, điền biểu mẫu, …Bên cạnh đó, dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của mình, Business Analyst cần nhanh chóng hiểu rõ và hiểu đúng những thông tin được cung cấp, mong muốn của khách hàng để đảm bảo đội kỹ thuật hiểu đúng yêu cầu.

Trong quá trình triển khai một dự án, khi có sự thay đổi từ phía khách hàng, chuyên viên phân tích nghiệp vụ cũng cần quản lý chúng và xác định độ ưu tiên của từng tính năng và xem xét những yêu cầu nào là phù hợp với giải pháp đang được thực hiện.

Một ví dụ từ trường hợp của Nhung, khi công ty mình có một dự án nội bộ về phát triển hệ thống quản lý báo cáo, nhóm của Nhung đã xác định những người có thể liên quan đến nghiệp vụ này, đó là các chuyên viên Business Inteligence, Data Analyst và các quản lý của các phòng ban. Từ đó, mời họ tham gia buổi phỏng vấn để lấy yêu cầu, tại buổi họp, Nhung và các cộng sự đặt những câu hỏi về cách thức xử lý và lưu trữ báo cáo của họ, các loại báo cáo và số lượng, tính chất đặc thù của việc xử lý báo cáo. Từ đó có thể tổng hợp lại thành những thông tin có ích cho việc phân tích.

Phân tích quy trình

Từ những thông tin đã thu thập được qua các phương thức khác nhau, Business Analyst có vai trò phân tích quy trình và xác định chính xác những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải để tìm ra giải pháp giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, quản lý hoặc sản xuất từ đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức về lĩnh vực của dự án, tư duy phân tích hệ thống vì vậy vai trò của Business Analyst được thể hiện rõ trong bước này.

Đề xuất giải pháp

Dựa vào việc phân tích những yêu cầu thu thập được và xác định vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, Business Analyst sẽ đề xuất những giải pháp giúp giải quyết vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải bằng việc áp dụng công nghệ, người thực hiện công việc này được gọi là ITBA.

Nhung sẽ lấy một sản phẩm mình đang tham gia để làm rõ điều này – COMPA. COMPA là một ứng dụng học trực tuyến đang được triển khai bởi KPIM, nền tảng này là giải pháp nhằm nâng cao trải nghiệm học tập của học viên và giảng dạy của giáo viên. Để sản phẩm ngày càng được hoàn thiện, trong mỗi buổi họp đầu tuần, nhóm Business Analyst đều cùng nhau phân tích hệ thống từ đó đề xuất những giải pháp giúp cải thiện chất lượng sản phẩm. Vì vậy, COMPA đã mang lại những trải nghiệm thú vị và giúp học viên của KPIM học tập trực tuyến hiệu quả hơn.

Xây dựng và trình bày tài liệu

Do có một số nghiệp vụ phức tạp và đặc thù nên để nhóm phát triển hiểu đúng luồng hoạt động của sản phẩm sẽ triển khai, Business Analyst cần mô hình hóa yêu cầu thành các tài liệu chuyên môn giúp lập trình viên và kiểm thử viên nắm được yêu cầu của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc cấp trên. Có nhiều tài liệu được thiết kế để phục vụ công việc này, Nhung sẽ liệt kê một số tài liệu phổ biến sau:

  • Business Requirement Document (BRD)
  • User Requirement Document (URD)
  • Software Requirement Specification (SRS)
  • Functional Requirement Specification/Functional Specification Document (FRS/FRD)
  • UseCase, User Stories, Product Vision, …
  • Checklist, Testcase, Testplan, …
  • Tài liệu trình bày giải pháp

Hỗ trợ kiểm thử

Mỗi dự án đều có QC để đảm bảo chất lượng dự án, tuy nhiên, Business Analyst cũng tham gia vào quá trình kiểm tra để đảm bảo sản phẩm hoạt động đúng với yêu cầu và có thể chỉnh sửa cho hợp lý.

Hỗ trợ thiết kế

Đối với một số công ty, ngoài việc truyền tải yêu cầu cho chuyên viên thiết kế giao diện, Business Analyst cũng tham gia vào quá trình thiết kế vì họ hiểu khá kỹ về luồng nghiệp vụ. Bên cạnh đó, chuyên viên phân tích nghiệp vụ cũng có vai trò trong việc tham gia đánh giá các thiết kế cùng đội UI/UX để xác định thiết kế đã đáp ứng yêu cầu chưa.

Tạo cầu nối giữa các bên

  • Truyền đạt thông tin: Business Analyst là cầu nối giữa các bộ phận kinh doanh, các bên liên quan và kỹ thuật, đảm bảo rằng các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp được truyền đạt rõ ràng và chính xác đến nhóm phát triển.

Trong trường hợp của Nhung, khi làm việc với một công ty Hàn Quốc, họ đã yêu cầu Business Analyst làm việc trực tiếp tại công ty họ để việc trao đổi thông tin trở nên thuận lợi, trong khi các thành viên khác trong đội phát triển như lập trình viên, chuyên viên kiểm thử làm việc tại công ty. Business Analyst đồng thời phải trao đổi giữa hai bên, truyền đạt những thông tin phân tích cần thiết và cập nhật những thay đổi cho nhóm phát triển. Việc này không hề dễ dàng vì yêu cầu sự truyền đạt chính xác và dễ hiểu từ phía BA nhưng team Business Analyst của KPIM đã cố gắng tìm cách khắc phục và đạt được hiệu quả công việc cao.

  • Giải quyết xung đột: BA giúp giải quyết các xung đột giữa nhu cầu kinh doanh và khả năng kỹ thuật, đảm bảo rằng giải pháp cuối cùng phù hợp với cả hai bên.

Hỗ trợ triển khai

Trong quá trình triển khai, Business Analyst cũng có thể là người hỗ trợ hướng dẫn người dùng sử dụng sản phẩm, viết tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kết nối bảo hành sản phẩm.

Đánh giá hiệu quả giải pháp

Sau khi đã hoàn tất những phân tích, đánh giá và đưa ra giải pháp, Business Analyst sẽ thu thập phản hồi từ người dùng, ghi nhận những đánh giá về hiệu quả của giải pháp để cải tiến hoặc điều chỉnh để tối ưu hóa giải pháp hoặc giải quyết vấn đề phát sinh sau khi triển khai.

Vai trò của Business Analyst trong một dự án phát triển là không thể phủ nhận. BA là một nhân tố quan trọng trong quy trình phát triển phần mềm, họ giúp xác định yêu cầu từ phía khách hàng, xây dựng và đề xuất những giải pháp và là cầu nối giữa nhóm kỹ thuật và các bên liên quan. Hy vọng bài viết này sẽ giải đáp được những thắc mắc về vai trò của BA trong một dự án.

Tác giả: Nguyễn Thị Nhung – IT Business Analyst of KPIM