1. Tại sao cần tạo bảng danh sách dự án triển khai?
Bạn muốn thuyết phục nhà tuyển dụng về kỹ năng và kinh nghiệm của mình? Việc ghi lại các dự án đã tham gia không chỉ giúp bạn tổ chức công việc tốt hơn mà còn tạo ra một Portfolio chuyên nghiệp. Một bảng danh sách dự án triển khai trong SharePoint List giúp bạn:
✅ Lưu trữ & quản lý thông tin dự án tập trung.
✅ Dễ dàng tìm kiếm, lọc & truy vấn thông tin khi cần.
✅ Tạo Portfolio cá nhân hoặc doanh nghiệp chuyên nghiệp để trình bày với khách hàng, nhà tuyển dụng hoặc đối tác.
✅ Kết nối với Power BI để trực quan hóa thông tin dự án.
🚀 Trong bài viết này, Đức và KPIM sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo một danh sách SharePoint chuyên nghiệp để quản lý các dự án triển khai.
2. Xác định các trường dữ liệu quan trọng trong danh sách dự án
Trước khi tạo danh sách trong SharePoint, bạn cần xác định các thông tin quan trọng cần có trong Portfolio dự án. Các trường thông tin này phần lớn phản ánh những nội dung chính về dự án và kinh nghiệm công việc trên Resume Dưới đây là các cột quan trọng bạn nên thêm vào danh sách:
| Tên cột | Loại dữ liệu | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên dự án | Single Line of Text | Tên của dự án triển khai |
| Khách hàng | Lookup Column | Liên kết với danh sách khách hàng để lấy thông tin |
| Lĩnh vực | Choice Column | Chọn lĩnh vực: CNTT, Tài chính, Bảo hiểm, Giáo dục… |
| Ngày bắt đầu | Date and Time | Ngày khởi động dự án |
| Ngày kết thúc | Date and Time | Ngày hoàn thành dự án |
| Trạng thái | Choice Column | Đang triển khai, Hoàn thành, Tạm dừng |
| Vị trí | Choice | Vai trò và vị trí công việc trong dự án |
| Nghiệp vụ | Choice | Nghiệp vụ liên quan đến dự án (Domain) |
| Technical Skill | Choice | Các kĩ năng kỹ thuật áp dụng và cần trong dự án |
| Liên kết tài liệu | Hyperlink or Picture | Link đến tài liệu, hình ảnh dự án (Proposal, Report…) |
| Mô tả ngắn gọn | Multiple Lines of Text | Tổng quan về dự án |
| Kết quả đạt được | Multiple Lines of Text | Tổng kết những thành tựu của dự án |
3. Hướng dẫn tạo danh sách SharePoint để quản lý Portfolio dự án
🔹 Bước 1: Tạo danh sách mới trong SharePoint
- Truy cập SharePoint Site của bạn.
- Nhấn New → List để tạo danh sách mới.
- Đặt tên danh sách là Danh sách dự án triển khai.
🔹 Bước 2: Thêm các cột dữ liệu cần thiết
- Nhấn Add Column để thêm từng cột như đã xác định.
- Chọn đúng loại dữ liệu cho mỗi cột (Text, Date, Choice, Lookup…).
- Với Choice Column, nhập các tùy chọn như “Đang triển khai”, “Hoàn thành”.
- Với Lookup Column, kết nối danh sách này với danh sách khách hàng (nếu có).
📌 Mẹo tối ưu:
✔️ Sử dụng Conditional Formatting để hiển thị trạng thái dự án bằng màu sắc trực quan.
✔️ Tạo View tùy chỉnh để lọc dự án theo năm, lĩnh vực, khách hàng.
4. Tích hợp danh sách dự án với Power Automate & Power BI
📌 Gửi thông báo tự động khi có dự án mới
- Sử dụng Power Automate để gửi email thông báo cho nhóm khi có dự án mới được thêm vào hoặc thay đổi về trạng thái triển khai.
📌 Tạo Dashboard trực quan với Power BI
- Kết nối danh sách SharePoint với Power BI để hiển thị tổng số dự án, tiến độ triển khai, số lượng khách hàng theo lĩnh vực…
5. Ứng dụng thực tế từ KPIM
Tại KPIM, chúng tôi đã triển khai bảng danh sách dự án để theo dõi lịch sử các dự án đã tham gia:
✅ Quản lý hàng trăm dự án triển khai cho khách hàng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
✅ Dễ dàng tìm kiếm và xuất báo cáo chi tiết khi cần trình bày với đối tác.
✅ Tích hợp với Power BI để tạo biểu đồ thống kê về hiệu suất dự án.
📊 Kết quả:
✔️ Giảm 50% thời gian tìm kiếm & tổng hợp dữ liệu dự án.
✔️ Tạo Portfolio chuyên nghiệp, hỗ trợ tư vấn & bán hàng.
6. Kết luận
Việc tạo bảng danh sách dự án triển khai trong SharePoint List giúp bạn tổ chức thông tin tốt hơn, nâng cao khả năng trình bày với khách hàng và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Đức hi vọng qua bài viết này bạn sẽ có các ý tưởng cơ bả và lưu trữ dần các thông tin dự án chuyên nghiệp.
🚀 Hãy thử tạo danh sách ngay hôm nay và tích hợp với Power BI để có một Portfolio trực quan, chuyên nghiệp!
