Phân biệt giữa SharePoint List và Excel: Khi nào nên chọn công cụ nào?

1. Mở đầu: Câu chuyện về sự lựa chọn giữa SharePoint List và Excel

Excel là một công cụ quản lý dữ liệu quen thuộc với hầu hết mọi người, nhưng khi dữ liệu và quy trình làm việc ngày càng phức tạp, Excel đôi khi trở nên thiếu hiệu quả. Có thể bạn đã quá chán ngấy với việc lưu trữ thành nhiều phiên bản và khó quản trị lịch sử. Cũng có thể việc sử dụng Excel khiến dữ liệu nhập không có sự đồng nhất và khó phân tích.

Trong khi đó, SharePoint List lại mang đến một cách tiếp cận hoàn toàn mới, đặc biệt trong môi trường cộng tác nhập liệu và quản lý tập trung. Ở những bài viết trước, Đức đã chia sẻ cho các bạn về các tính năng nhập quản trị dữ liệu trên Share Point List và ta có thể thấy đây là một lựa chọn không tồi để thay thế Excel cho việc nhập liệu và quản lý dữ liệu đơn giản.

Vậy, khi nào nên chọn SharePoint List, và khi nào Excel là lựa chọn tối ưu? Hãy cùng Đức và KPIM phân tích cũng như lắng nghe các chia sẻ tư vấn dựa trên nhiều bài toán thực tế mà mình đã thành công triển khai cho các doanh nghiệp nhé!

2. Điểm giống nhau giữa SharePoint List và Excel

• Lưu trữ và quản lý dữ liệu: Cả hai công cụ đều cho phép lưu trữ và quản lý thông tin dưới dạng bảng. Ở mọi công ty từ tập đoàn lớn như chính Microsoft, dữ liệu doanh nghiệp gần như vẫn được lưu trữ đa số trên Excel và báo cáo trên Excel. Với SharePoint List ta cũng đã thấy có sự tương đồng trong việc nhập liệu dạng bảng rất giống với Excel.
• Tích hợp với Microsoft 365: Dễ dàng kết nối với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft như Teams, Power BI. Cả Excel và Share Point List đều dễ dàng sử dụng như một nguồn dữ liệu cho Power BI hoặc các quy trình tự động trong Power Automate. SharePoint List sẽ hướng tới việc làm nguồn dữ liệu tốt hơn, và tích hợp tốt với Power App còn Excel sẽ có sự linh hoạt trong tính toán, phân tích và hiển thị, có sẵn các tính năng tương tự như Power BI.
• Hỗ trợ tính năng lọc và sắp xếp: Người dùng có thể tùy chỉnh hiển thị dữ liệu theo ý muốn. Ta đã khá quen thuộc với cách lọc bảng và sắp xếp theo ý muốn tại Excel, và với Share Point List ta cũng có các trải nghiệm tương tự.

3. Điểm khác biệt giữa SharePoint List và Excel

Mặc dù có những điểm giống nhau, SharePoint List và Excel vẫn là 2 công cụ được sử dụng cho một số các mục đích khác nhau theo những tiêu chí ứng dụng riêng. Hãy cùng điểm qua bảng thông tin so sánh các tiêu chí để hiểu rõ khác biệt giữa 2 công cụ này nhé.

4. Khi nào chọn SharePoint List và khi nào chọn Excel?

• Chọn SharePoint List nếu:

  ✅ Bạn cần quản lý dữ liệu tập trung cho một nhóm hoặc tổ chức.

  ✅ Quy trình công việc yêu cầu tự động hóa, như gửi thông báo hoặc phê duyệt.

  ✅ Bạn muốn tích hợp với Power BI để phân tích dữ liệu.

• Chọn Excel nếu:

  ✅ Bạn làm việc với dữ liệu phức tạp, yêu cầu tính toán và sử dụng công thức nâng cao.

  ✅ Dữ liệu chỉ cần quản lý cá nhân hoặc trong nhóm nhỏ.

  ✅ Bạn cần thực hiện phân tích nhanh mà không cần môi trường trực tuyến.

5. Tư vấn và khuyến nghị từ KPIM

Tôi là Đức, chuyên gia tại KPIM triển khai các dự án xây dựng hạ tầng dữ liệu và quản trị hệ thống thông tin, phân tích dữ liệu trong doanh nghiệp. Dựa trên các bài toán thực tế, chúng tôi tư vấn các doanh nghiệp nên có sự kết hợp linh hoạt, ứng dụng những điểm mạnh của Share Point List và Excel trong công tác quản trị và phân tích dữ liệu.

• KPIM khuyến nghị SharePoint List để quản lý các bảng dữ liệu danh mục và quy trình thống nhất trong doanh nghiệp. Với điểm mạnh trong việc nhập liệu và lưu trữ cũng như cho phép mở rộng và thay đổi linh hoạt giúp doanh nghiệp dần xây dựng và hệ thống hóa dữ liệu tốt hơn phục vụ cho nhu cầu phân tích của mình.
• KPIM khuyến nghị sử dụng Excel cho các dữ liệu có cấu trúc khác bảng hoặc nguồn dữ liệu lấy từ bên thứ 3 theo biểu mẫu riêng nhằm tối ưu việc tổng hợp và điều chỉnh
• KPIM khuyến nghị sử dụng Excel làm công cụ tính toán và phân tích nhanh hoặc báo cáo theo dạng truyền thống. Excel cũng có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ Share Point List để tổng hợp làm báo cáo.
• KPIM khuyến nghị kết hợp PowerBI xây dựng thành các semantic model với dữ liệu từ SharePoint từ đó có thể khai thác trên các dashboard hoặc đưa sang Excel để phân tích.

6. Kết luận

Cả SharePoint List và Excel đều có vai trò quan trọng trong quản lý dữ liệu, nhưng lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của bạn. Nếu bạn cần một giải pháp tập trung và mạnh mẽ cho nhóm, hãy chọn SharePoint List. Còn nếu bạn cần linh hoạt và thực hiện các phép tính phức tạp, Excel là lựa chọn không thể thiếu.