I. Mở đầu: Xây dựng bảng lịch sử công việc trong SharePoint List
Ở bài trước, Đức đã chia sẻ cho các bạn cách tạo một Share Point List cũng như cách bổ sung các cột dữ liệu tương ứng bây giờ ta sẽ đi sâu vào việc tìm hiểu các loại cột trong Share Point List bằng ngay phần thực hành tạo Resume với bảng dữ liệu Lịch Sử Công Việc.
Bảng lịch sử công việc là một bảng thông tin phổ biến trong Resume và ta có thể ứng dụng SharePoint List, giúp lưu trữ và tổ chức thông tin chi tiết về quá trình làm việc của cá nhân hoặc nhân viên trong tổ chức. Với sự đa dạng của các loại cột, bạn có thể thiết kế bảng dữ liệu trực quan, dễ quản lý và tự động hóa quy trình.
✨ Trong bài viết này, Đức cùng KPIM sẽ hướng dẫn cách tạo bảng lịch sử công việc với các cột cụ thể và giải thích chi tiết cách sử dụng từng loại cột trong thực tế.
II. Ứng dụng các loại cột dữ liệu cho bảng lịch sử công việc
1. Job Title: Tiêu đề công việc (Cột loại Title)
- Mô tả: Cột này dùng để lưu trữ tên vị trí công tác của từng công việc.
- Ví dụ: “Chuyên viên phân tích dữ liệu”, “Quản lý dự án”.
- Lưu ý: Share Point List luôn có cột đặc trưng là Title đại diện cho bảng, ta có thể sử dụng cột này ứng với từng vị trí công việc trong bảng lịch sử công việc và đổi tên cột bằng tính năng Rename.
2. Email (Cột loại Text)
- Mô tả: Lưu trữ thông tin về email công ty sử dụng trong quá trình làm việc.
- Ví dụ: “[email protected]”
- Lưu ý:
- Trường dạng Text có giới hạn số lượng kí tự nhiều nhất là 255, nếu cần nhập liệu nhiều thông tin ta cần sử dụng cột loại Multiple lines of text
3. Start Date & End Date (Cột loại Date and Time)
- Mô tả: Lưu trữ thông tin về thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
- Ví dụ: “01/01/2020” cho ngày bắt đầu, “31/12/2022” cho ngày kết thúc.
- Lưu ý:
- Có thể cấu hình hiển thị chỉ ngày hoặc cả ngày và giờ.
- Kết hợp với Calculated Column để tự động tính khoảng thời gian làm việc (xem chi tiết bên dưới).
4. Job: Vị trí công tác (Cột loại Choice – Option Box)
- Mô tả: Hiển thị danh sách các lựa chọn sẵn có, giúp phân loại theo vị trí làm việc.
- Ví dụ: “BI Analyst”, “Data Analyst”, “Manager”.
- Lưu ý:
- Tạo các giá trị lựa chọn cố định để đảm bảo tính đồng nhất trong dữ liệu.
- Sử dụng chế độ hiển thị dưới dạng menu thả xuống hoặc nút radio.
5. Salary: Mức lương (Cột loại Currency)
- Mô tả: Lưu trữ thông tin mức lương nhận từ vị trí công việc đã làm.
- Ví dụ: “$100,000”.
- Lưu ý:
- Tương tự như cột loại Number
- Cho phép lựa chọn loại tiền tệ đồng nhất
6. Address: Địa điểm (Cột loại Location)
- Mô tả: Lưu trữ thông tin địa điểm công tác, thường bao gồm địa chỉ cụ thể, thành phố, và quốc gia.
- Ví dụ: “123 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP.HCM, Việt Nam”.
- Lưu ý:
- Tích hợp với bản đồ (Map) để hiển thị vị trí trực quan nếu cần.
- Có thể lựa chọn hiển thị các cột theo cấp độ vùng
7. Company Logo (Hyperlink or Picture)
- Mô tả: Lưu trữ liên kết đến hình ảnh logo hoặc trang web của công ty.
- Ví dụ: “https://companylogo.com/logo.png“.
- Lưu ý:
- Có thể sử dụng tên thay thế để nhập Tên công ty
- Lưu ý rằng đường link cần phải hợp lệ để lưu trữ
- Có kết sử dụng dạng Image để hiển thị trực quan trên List thay thế
- Sử dụng cùng Power BI để hiển thị ảnh trên biểu đồ
8. Company: Công ty công tác (Cột loại Lookup)
- Mô tả: Cột này liên kết với một danh sách khác trong SharePoint để tra cứu tên công ty.
- Ví dụ: Liên kết đến danh sách “Công ty”, hiển thị các giá trị như “Microsoft”, “KPIM”, “Google”.
- Lưu ý:
- Sử dụng Lookup thay cho Option khi dữ liệu từ bảng danh sách cụ thể
- Đảm bảo danh sách “Công ty” được cập nhật đầy đủ.
- Lookup giúp tránh nhập liệu sai và đồng nhất dữ liệu.
9. Desciption: Nội dung chi tiết công việc (Cột loại Multiple Lines of Text)
- Mô tả: Lưu trữ các thông tin chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm trong công việc.
- Ví dụ:
- “Phân tích dữ liệu tài chính và tạo báo cáo định kỳ.”
- “Quản lý dự án phần mềm và phối hợp giữa các nhóm kỹ thuật.”
- Lưu ý:
- Cho phép định dạng văn bản cơ bản (bold, italic) để tăng tính trực quan.
10. Duration: Thời gian công tác (Cột tính Calculated Column)
- Mô tả: Tính toán giá trị dựa trên dữ liệu từ các cột khác.
- Ví dụ: Tính khoảng thời gian làm việc từ “Ngày bắt đầu” và “Ngày kết thúc”.
- Công thức: =[Ngày kết thúc] – [Ngày bắt đầu]
- Lưu ý:
- Giá trị tính toán thường hiển thị ở dạng số (ngày) hoặc văn bản tùy công thức.
- Sử dụng công thức phức tạp hơn để tạo báo cáo chi tiết.
III. Một số lưu ý quan trọng khi thiết kế bảng
- Tổ chức cột khoa học:
Sắp xếp cột theo thứ tự hợp lý (VD: Công ty → Vị trí → Ngày bắt đầu → Ngày kết thúc). - Sử dụng quyền truy cập hợp lý:
Phân quyền để đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được chỉnh sửa thông tin nhạy cảm. - Kết hợp với Power Automate:
- Tự động gửi email khi có cập nhật thông tin.
- Gửi thông báo khi sắp đến ngày kết thúc công việc.
- Tích hợp Power BI:
- Tạo bảng điều khiển để phân tích dữ liệu lịch sử công việc.
- Hiển thị các biểu đồ như thời gian làm việc trung bình theo phòng ban.
IV. Kết luận
SharePoint List không chỉ là công cụ lưu trữ dữ liệu mà còn cho phép bạn thiết kế các bảng dữ liệu linh hoạt và mạnh mẽ. Hi vọng rằng với phần hướng dẫn từ Đức và KPIM, bạn có thể tạo ra bảng lịch sử công việc vừa trực quan, vừa dễ quản lý. Hãy bắt đầu thử nghiệm và áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt mà SharePoint List mang lại. 😊
