Với sự phát triển của khoa học và công nghệ trong thời đại 4.0, nhu cầu chuyển đổi số ngày càng gia tăng do đó, ngành công nghệ thông tin được quan tâm hơn bao giờ hết. Mỗi vị trí trong nhóm phát triển đểu là những nhân tố làm nên thành công của một dự án công nghệ, trong đó, Business Analyst là một trong những người đầu tiên xây dựng lên ý tưởng cho dự án, đóng vai trò không thể thiếu trong một dự án.
Vậy, Business Analyst thực sự là ai? Công việc của họ bao gồm những gì? Hãy cùng Nhung khám phá chi tiết hơn về Business Analyst và những đóng góp của họ trong các dự án hiện nay.
Business Analyst là gì?
Business Analyst hay BA là tên gọi cho vị trí chuyên viên phân tích nghiệp vụ. Theo Viện Phân tích Kinh doanh Quốc tế (IIBA): Business Analyst là “Người định hướng sự chuyển đổi tổ chức bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất giải pháp mang lại giá trị cho doanh nghiệp”. Qua quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế các quy trình và hệ thống của công ty, từ đó, đề xuất các giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả kinh doanh bằng cách tích hợp công nghệ vào hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, BA cũng là người giúp truyền tải ý tưởng và yêu cầu của khách hàng đến tay nhóm phát triển bao gồm lập trình viên (Developer) và chuyên viên kiểm thử (Tester). Nói cách khác, Business Analyst chính là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và nhóm phát triển công nghệ, giữa những vấn đề kinh doanh và giải pháp công nghê trong doanh nghiệp.
Công việc của một chuyên viên phân tích nghiệp vụ là gì?
Một business analyst phải thực hiện nhiều công việc và phải đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
Trao đổi với khách hàng
Để hiểu được nhu cầu của khách hàng và vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, BA cần trao đổi chi tiết với khách hàng để thu thập đầy đủ thông tin để phân tích và tìm ra giải pháp công nghệ cho khách hàng của mình theo một quy trình:
- Thu thập yêu cầu từ khách hàng
- Xác định được yêu cầu và những tài liệu cần thiết cho việc phân tích
- Mô hình hóa các thông tin
- Suy luận các thông tin yêu cầu từ khách hàng
- Phân tích chi tiết các yêu cầu
- Quản lý sự thay đổi trong quá trình triển khai
- Thử nghiệm sản phẩm mới từ đội lập trình
- Phối hợp với đội kiểm thử để kiểm tra sản phẩm khi hoàn tất và khi bàn giao cho khách hàng.
Mỗi dự án sẽ gặp những khách hàng đến từ nhiều nơi khác nhau với ngôn ngữ, tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Là một trong những người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, business analyst luôn phải thành thạo ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp và truyền đạt tốt để thu thập được nhiều thông tin cần thiết và xác định đúng yêu cầu của khách hàng. Trong một dự án của công ty KPIM và một công ty Hàn Quốc về thiết bị làm đẹp, đội ngũ business analyst của công ty đã dành nhiều thời gian làm việc tại công ty khách hàng và trao đổi trực tiếp với khách hàng Hàn Quốc để xác định vấn đề và làm rõ yêu cầu của họ. Để làm tốt được công việc, nhóm phải tận dụng những kỹ năng giao tiếp của mình và khả năng ngôn ngữ để việc trao đổi được hiệu quả nhất, nhờ vào đó, dự án của KPIM đã thành công ngay từ những bước đầu.
Trao đổi với nhóm kỹ thuật
Sau khi đã hiểu rõ những yêu cầu từ phía khách hàng, Business Analyst cần mô hình hóa những thông tin đó thành những sơ đồ giúp đội nhóm kỹ thuật hiểu được công việc phải triển khai và xây dựng được sản phẩm đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng. Trong đó:
- Đảm bảo thông tin từ khách hàng được chuyển tiếp một cách rõ ràng và chính xác.
- Phối hợp với các nhóm nội bộ để đưa ra giải pháp cải thiện chất lượng sản phẩm và hiệu suất làm việc.
Việc trao đổi với nhóm kỹ thuật đã giúp Nhung hiểu hơn về những công nghệ mới, những kỹ thuật chưa được tiếp xúc từ đó đưa ra những giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề trong quy trình làm việc.
Quản lý dự án
Bên cạnh việc trao đổi với các bên liên quan, phân tích và đề xuất giải pháp, việc quản lý công việc và tiến độ dự án là công việc vô cùng quan trọng của một Business Analyst nhằm đảm bảo dự án hoạt động đúng tiến độ, đồng thời đánh giá được hiệu suất làm việc của các thành viên để từ đó có những điều chỉnh giúp nhóm phát triển xấy dựng những sản phẩm chất lượng.
Công việc cần làm của Business Analyst là theo dõi xuyên suốt quá trình triển khai của nhóm phát triển, luôn cập nhật kịp thời và chính xác những số liệu và tiến độ của dự án và báo cáo cho quản lý dự án (Product Manager).
Báo cáo này giúp người quản lý dự án nắm rõ được công việc của từng thành viên, khối lượng công việc, thời hạn cho từng giai đoạn. Vì vậy, chúng cần được thực hiện một cách chính xác, trực quan và có tính tổng hợp, so sánh cao, do đó, một dự án rất cần một Business Analyst có khả năng lập báo cáo và quản lý dự án tốt.
Bằng việc kết nối ý tưởng và việc hiện thực hóa ý tưởng của khách hàng, Business Analyst giúp mỗi dự án đều diễn ra suôn sẻ, là cầu nối giúp khách hàng và nhóm phát triển có tiếng nói chung, sản phẩm được xây dựng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, giải quyết được vẫn đề gặp phải, từ đó, nâng cao hiệu quả công việc, giúp thúc đẩy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Tác giả: Nguyễn Thị Nhung – IT Business Analyst of KPIM
