Vai trò của Business Analyst trong một dự án hay trong một doanh nghiệp là điều đã được chứng minh rõ. Một nhà phân tích nghiệp vụ giỏi sẽ giúp phân tích đúng những vấn đề cũng như đề xuất giải pháp tối ưu giúp cải thiện tình hình kinh doanh bằng công nghệ. Vì vậy, để trở thành một nhân tố then chốt, mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, một BA cần có những kỹ năng được Nhung liệt kê trong bài viết này.

Kỹ năng giao tiếp

Công việc của BA phải giao tiếp nhiều với khách hàng, người quản lý và nhóm triển khai phần mềm. Vì vậy, Business Analyst cần có kỹ năng giao tiếp tốt để làm rõ những yêu cầu từ khách hàng cho nhóm phát triển cũng như trình bày, giải thích những tính năng trong sản phẩm công nghệ được tạo ra. BA có thể giao tiếp bằng lời nói, văn bản với nhiều khách hàng khác nhau, vì vậy, kỹ năng ngoại ngữ và tin học văn phòng cũng rất quan trọng.

Trong quá trình làm việc, việc giao tiếp với các bên bao gồm cả nội bộ và các đối tác bên ngoài diễn ra thường xuyên với Nhung và các bạn trong nhóm BA với các buổi họp hàng tuần để truyền đạt thông tin dự án, trao đổi với các phòng ban khác để hiểu nghiệp vụ đặc thù hay họp với khách hàng để thu thập yêu cầu. Nhung luôn tìm cách trình bày bằng lời nói hoặc văn bản một cách rõ ràng và dễ hiểu để các bên hiểu được ý tưởng và luồng của sản phẩm, do đó, nếu một Business Analyst thực hiện tốt việc này, dự án cũng có khả năng thành công cao hơn.

Kỹ năng phân tích

Business Analyst cần có khả năng chia nhỏ nhu cầu thành các thành phần và phân tích đúng yêu cầu của khách hàng. Công việc của họ là phân tích dữ liệu, tài liệu, quy trình làm việc của đối tượng cần nghiên cứu, từ đó, tìm ra giải pháp giúp nâng cao chất lượng sản phẩm công nghệ.

Có thể hiểu đơn giản, trong buổi lấy yêu cầu từ phòng nhân sự của công ty, bộ phận nhân sự trình bày rất nhiều công việc họ thực hiện hàng ngày như nhân sự đăng ký lịch làm qua excel, mỗi ngày nhân viên chấm công bằng việc đánh dấu vào bảng chấm công và cuối tháng được phòng nhân sự tổng hợp lại từng nhân viên qua excel và cho rằng công việc này không chính xác và tốn nhiều thời gian để tính công vào cuối tháng. Từ đó, Business Analyst sẽ tổng hợp những thông tin này, chia nhỏ từng nghiệp vụ và phân tích những điểm cần cải tiến bằng công nghệ và đưa ra giải pháp để cải thiện nghiệp vụ chấm công và tính lương, do đó, kỹ năng phân tích rất quan trọng với một BA.

Kỹ năng đặt câu hỏi

Đôi khi những bên liên quan không thể cung cấp đủ thông tin phục vụ cho việc phân tích nghiệp vụ. Vì vậy, BA cần có kỹ năng đặt câu hỏi đúng và đủ, nên đặt trọng tâm là giải pháp mà khách hàng cần, yêu cầu của từng dự án và hành động phải thực hiện sau mỗi cuộc trò chuyện nhằm thu thập đúng và đủ thông tin giúp việc phân tích được thực hiện chính xác.

Vậy làm sao để đặt được câu hỏi tốt và thu thập được nhiều thông tin? Trước khi tham gia một buổi lấy yêu cầu, Nhung thường tìm hiểu trước về đối tượng mình sẽ gặp, lĩnh vực mà mình sắp làm việc bằng nhiều nguồn tài liệu khác nhau như internet, tài liệu khách hàng cung cấp hoặc tài liệu nội bộ. Sau đó, lên danh sách các câu hỏi sẽ hỏi trong buổi họp đó như:

  • Sản phẩm mong muốn cuối cùng như nào?
  • Vì sao cần xây dựng sản phẩm này?
  • Đối tượng khách hàng là ai?
  • Giải quyết nhu cầu gì?
  • Mục tiêu kinh doanh như thế nào? …

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng quan trọng không chỉ với BA mà còn với mọi ngành nghề. Trong quá trình triển khai, việc thay đổi có thể diễn ra khá thường xuyên, tùy theo yêu cầu của khách hàng. Do đó, BA cần có kỹ năng này để nhanh chóng tìm ra giải pháp cho vấn đề để dự án được thành công.

Vấn đề không chỉ phát sinh từ việc thay đổi yêu cầu mà còn phát sinh từ phong cách làm việc giữa các bên không dung hòa khiến dự án đôi khi bị đình trệ hoặc ảnh hưởng chất lượng. Nhung đã gặp những trường hợp sau khi demo sản phẩm với khách hàng, họ lại muốn thay đổi luồng hoạt động của một số tính năng mặc dù các tính năng cũ đã được thống nhất khiến nhóm lập trình phải thực hiện lại theo một hướng khác. Điều này khiến dự án có thể bị đình trệ về thời hạn và tăng chi phí hoặc nhóm lập trình có thể không đồng ý, do đó, Business Analyst cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để xử lý những tình huống như vậy.

Kỹ năng ra quyết định

Là người đầu tiên tiếp cận với nghiệp vụ, yêu cầu triển khai và là người đưa ra giải pháp, nhà phân tích nghiệp vụ phải là người đưa ra các ý kiến, hướng xử lý đầu tiên trong một loạt các vấn đề kinh doanh. Vì vậy, BA nên có khả năng tình hình tốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan và đưa ra quyết định về cách xử lý cho vấn đề đó.

Kỹ năng này thực sự hỗ trợ cho công việc của Nhung rất nhiều, thực tế trong quá trình triển khai dự án, các thành viên hoặc khách hàng sẽ có những câu hỏi và có những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng dự án. Tuy nhiên, Business Analyst cần xem xét chúng có phù hợp không và ra quyết định với những công việc trong quyền hạn thay vì phải hỏi Product Manager quá nhiều.

Kỹ năng công nghệ

Để đưa ra những giải pháp công nghê tối ưu cho doanh nghiệp, BA nên có kiến thức về công nghệ, những gì công nghệ đang được cập nhật mới nhất và những kết quả đạt được nếu áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Business Analyst sẽ chịu trách nhiệm vẽ các sơ đồ lớp, sơ đồ tuần tự hay đặc tả API nên họ cần có kiến thức về công nghệ để hiểu về hệ thống và viết tài liệu chính xác, dễ hiệu. Ngoài ra, việc có hiểu biết về công nghệ sẽ đạt được sự tôn trọng và tạo ra cảm giác tự tin và tin tưởng giữa công nghệ thông tin và người sử dụng

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Business Analyst chính là cầu nối giữa nhóm phát triển và người sử dụng, giữa khách hàng và công ty. Bên cạnh kỹ năng nghiệp vụ, BA cần có khả năng đàm phán và thuyết phục nhằm giúp giải pháp của họ được chấp nhận bởi khách hàng bằng cả chất lượng sản phẩm và khả năng đàm phán, thuyết phục của họ.

Thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, theo đó, các công ty cũng đòi hỏi cao hơn từ một chuyên viên phân tích nghiệp vụ, người có thể đạt được hiệu quả và chất lượng công việc cao. Vì vậy, để trở thành một Business Analyst giỏi, bạn cần phải có những kỹ năng đã được chỉ ra trong bài viết trên, điều này sẽ giúp bạn vượt qua những thử thách trong công việc và đạt được ấn tượng tốt với quản lý và khách hàng.

Tác giả: Nguyễn Thị Nhung – IT Business Analyst of KPIM