1. Tại sao cần xuất dữ liệu từ SharePoint List sang Excel?
SharePoint List là một công cụ mạnh mẽ giúp quản lý dữ liệu tập trung và cộng tác hiệu quả. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cần xuất dữ liệu ra Excel để xử lý chuyên sâu hơn, phân tích chi tiết, hoặc chia sẻ báo cáo với những người không sử dụng SharePoint.
✨ Bài viết này Đức và KPIM sẽ hướng dẫn bạn cách xuất dữ liệu từ SharePoint List sang Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả, cùng với các mẹo để tối ưu dữ liệu sau khi xuất.
2. Lợi ích của việc xuất dữ liệu từ SharePoint List sang Excel
SharePoint List là lựa chọn tốt để lưu trữ dữ liệu vì bản thân nó giúp dễ dàng xuất dữ liệu ra Excel, một công cụ rất phổ biến trong phân tích và báo cáo. Đặc biệt hơn nó có thể kết nối để nhanh chóng cập nhật data vào Excel. Những lợi ích chính khi kết hợp cùng Excel bao gồm:
- Phân tích nâng cao:
Excel cung cấp các công cụ mạnh mẽ để phân tích dữ liệu, chẳng hạn như PivotTable, biểu đồ, và các công thức phức tạp.
- Tương thích cao:
Dữ liệu từ SharePoint List có thể được xuất sang Excel để sử dụng trong các báo cáo, hệ thống ERP, hoặc gửi email.
- Dễ dàng chia sẻ:
Excel dễ dàng được gửi qua email hoặc lưu trữ trên các nền tảng khác, giúp bạn chia sẻ dữ liệu nhanh chóng với những người không sử dụng SharePoint.
- Làm việc ngoại tuyến:
Sau khi xuất, dữ liệu có thể được sử dụng mà không cần kết nối internet, rất phù hợp cho các trường hợp làm việc từ xa.
3. Hướng dẫn chi tiết cách xuất dữ liệu
Bước 1: Truy cập vào danh sách SharePoint
- Đăng nhập vào site SharePoint và mở danh sách dữ liệu bạn muốn xuất.
- Đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu (nếu cần).
Bước 2: Sử dụng tính năng xuất sang Excel
- Tại giao diện SharePoint List, nhấp vào nút Export to Excel (Xuất sang Excel).
- Nút này thường nằm ở thanh công cụ trên cùng của danh sách.
- Hệ thống sẽ tự động tải xuống một file có định dạng .iqy (Internet Query File).
Bước 3: Mở file .iqy trong Excel
- Nhấp đúp vào file .iqy để mở bằng Excel.
- Khi mở, Excel sẽ hiển thị thông báo kết nối dữ liệu. Nhấp Enable (Cho phép) để tải dữ liệu từ SharePoint vào Excel.
Bước 4: Lưu file Excel
- Sau khi dữ liệu được tải xuống, bạn có thể chỉnh sửa, phân tích, hoặc lưu file dưới định dạng .xlsx hoặc .csv để sử dụng lâu dài.
- Nếu dữ liệu trong SharePoint List thay đổi, bạn có thể nhấp Refresh All trong Excel để cập nhật dữ liệu mới.
4. Mẹo tối ưu dữ liệu sau khi xuất
- Làm sạch dữ liệu:
Kiểm tra và loại bỏ các giá trị lỗi, trùng lặp để dữ liệu dễ xử lý hơn.
- Tạo bảng động:
Sử dụng PivotTable hoặc Conditional Formatting trong Excel để phân tích dữ liệu nhanh chóng.
- Kết nối với Power BI:
Nếu cần tạo báo cáo trực quan, bạn có thể kết nối file Excel với Power BI để xây dựng bảng điều khiển (dashboard).
- Tự động hóa cập nhật dữ liệu:
Thiết lập Power Automate để xuất dữ liệu định kỳ từ SharePoint List sang Excel.
5. Ví dụ thực tế từ KPIM
Tôi là Đức, chuyên gia tại KPIM. Trong một dự án gần đây, chúng tôi đã hỗ trợ một khách hàng trong lĩnh vực tài chính sử dụng SharePoint List để quản lý danh mục đầu tư. Họ cần xuất dữ liệu hàng tuần từ SharePoint List sang Excel để chia sẻ báo cáo với ban lãnh đạo.
-
- Thách thức: Trước đây, họ phải nhập liệu thủ công từ SharePoint sang Excel, mất rất nhiều thời gian.
- Giải pháp: Chúng tôi thiết lập quy trình xuất tự động bằng tính năng Export to Excel và kết hợp với Power Automate để gửi email báo cáo định kỳ.
- Kết quả: Tiết kiệm 40% thời gian và giảm thiểu sai sót trong báo cáo.
6. Kết luận
Xuất dữ liệu từ SharePoint List sang Excel là một cách tuyệt vời để tận dụng sức mạnh của cả hai công cụ. SharePoint giúp bạn quản lý dữ liệu tập trung và bảo mật, trong khi Excel mang lại khả năng phân tích chuyên sâu và chia sẻ dữ liệu dễ dàng. Đức hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có nhiều ý tưởng để kết hợp 2 công cụ với nhau. Nếu bạn chưa thử tính năng này, hãy áp dụng ngay để tối ưu quy trình làm việc của mình.
