Kiến thức chung

Bắt đầu với SharePoint List cho người mới

Cập nhật gần nhất: 09/02/2025

Ngày đăng bài: 05/02/2025

Xin chào! Tôi là Đức đến từ công ty KPIM. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng khám phá một công cụ cực kỳ hữu ích cho người mới bắt đầu sử dụng SharePoint List. Đây là bài viết dành riêng cho những ai lần đầu làm quen với công cụ này và muốn hiểu rõ các ứng dụng và tính năng mà Share Point List cung cấp trong việc quản trị và lưu trữ thông tin, dữ liệu.

Mục tiêu bài viết

Hiểu các khái niệm cơ bản về SharePoint List.
Hiểu các tính năng và giá trị từ SharePoint List
Làm quen với giao diện với ý tưởng áp dụng.

1. SharePoint List là gì?

SharePoint List là một công cụ trong Microsoft 365 giúp bạn lưu trữ, quản lý và tổ chức dữ liệu một cách trực quan. Đối với người mới, SharePoint List có thể được xem như một phiên bản nâng cao của Excel, giúp bạn chia sẻ và làm việc nhóm dễ dàng.

Ví dụ thực tế: Bạn muốn tạo một danh sách theo dõi công việc hàng ngày cho nhóm của mình, ghi nhận các thông tin như: tên công việc, người phụ trách, thời hạn, và trạng thái. SharePoint List giúp bạn thực hiện điều này chỉ trong vài bước đơn giản.

Bài toán ứng dụng: Hoặc trong series chủ đề Blog này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách sử dụng Share Point List để lưu trữ và cập nhật dữ liệu về kinh nghiệm công việc, kỹ năng và các hoạt động chuyên môn của chúng ta để số hóa Resume một cách độc đáo.

Hình 1: Bảng thông tin lộ trình công việc

2. Thao tác đơn giản – Giao diện thân thiện, dễ làm quen

SharePoint List được thiết kế với giao diện trực quan và thân thiện, rất dễ dàng cho người dùng mới tiếp cận.

Không cần kỹ năng lập trình: Bạn không cần phải là một chuyên gia công nghệ để sử dụng SharePoint List. Các thao tác tạo danh sách, thêm dữ liệu, và chỉnh sửa thông tin đều đơn giản, chỉ cần vài cú nhấp chuột.
Giao diện giống với Excel: Nếu bạn quen thuộc với Excel, việc chuyển sang SharePoint List sẽ rất tự nhiên. Mỗi danh sách giống như một bảng Excel trực tuyến nhưng bổ sung thêm nhiều tính năng hữu ích.
Hướng dẫn tích hợp: Microsoft cung cấp nhiều tài liệu hỗ trợ và video hướng dẫn, giúp người mới nhanh chóng làm quen và bắt đầu làm việc và các bạn đừng quên theo dõi các bài Blog hướng dẫn thực hành theo các project của mình và khóa học tại KPIM nhé.

Ví dụ thực tế:

Một nhân viên mới của bộ phận nhân sự tại KPIM đã dễ dàng tạo ra danh sách theo dõi ứng viên tuyển dụng chỉ sau một buổi đào tạo ngắn. Các trường thông tin như “Họ tên”, “Vị trí ứng tuyển”, “Ngày phỏng vấn” được thiết lập nhanh chóng và dễ dàng chỉnh sửa.

Hình 2: Bảng thông tin danh sách ứng viên tuyển dụng

3. Quản lý dữ liệu tốt hơn – Tổ chức khoa học, tiết kiệm thời gian

Một trong những ưu điểm nổi bật của SharePoint List là khả năng giúp bạn tổ chức và quản lý dữ liệu một cách khoa học, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin.

Phân loại dữ liệu linh hoạt: SharePoint List cho phép bạn tạo các cột với định dạng khác nhau như văn bản, số, ngày/giờ, hoặc danh sách thả xuống (Choice). Điều này giúp bạn dễ dàng phân loại thông tin phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Tìm kiếm nhanh chóng: Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ cho phép bạn tra cứu thông tin chỉ trong vài giây, ngay cả khi danh sách có hàng nghìn mục dữ liệu.
Tự động hóa quy trình: Bạn có thể thiết lập quy trình phê duyệt hoặc thông báo tự động, giúp giảm thiểu thời gian xử lý thủ công.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp vừa sử dụng SharePoint List để quản lý danh sách khách hàng. Nhờ có các cột như “Tên khách hàng”, “Số hợp đồng”, “Ngày hết hạn hợp đồng”, nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin và theo dõi trạng thái hợp đồng chỉ với vài cú nhấp chuột.

Hình 3: Bảng thông tin đầu mối liên hệ khách hàng

4. Tích hợp mạnh mẽ – Kết nối liền mạch với hệ sinh thái Microsoft 365

SharePoint List không hoạt động độc lập mà tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365, mang đến những lợi ích vượt trội cho người dùng:

Kết nối với Teams: Bạn có thể nhúng danh sách SharePoint vào một kênh trong Microsoft Teams, cho phép cả nhóm truy cập và cập nhật dữ liệu ngay trong ứng dụng họp nhóm.
Tự động hóa với Power Automate: Tích hợp với Power Automate giúp bạn tạo các luồng công việc tự động, chẳng hạn như gửi email thông báo khi có thay đổi trong danh sách hoặc thiết lập quy trình phê duyệt dữ liệu.
Tích hợp Outlook: Các thông tin từ SharePoint List có thể được tích hợp với lịch và email trong Outlook, giúp bạn không bỏ lỡ các thông báo quan trọng.

Ví dụ thực tế:

Tại KPIM, một dự án quản lý tiến độ công việc được thiết lập trên SharePoint List và kết nối với Teams. Các thành viên trong nhóm nhận được thông báo ngay khi có thay đổi trạng thái công việc, giúp tăng cường khả năng phối hợp và giảm thiểu sai sót.

Hình 4: Tự động nhắn và thông báo lên Teams

Tại sao bạn nên bắt đầu ngay hôm nay?

SharePoint List không chỉ dễ sử dụng mà còn cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả làm việc. Đặc biệt với người mới, đây là một công cụ lý tưởng để tổ chức dữ liệu, tối ưu hóa quy trình và dễ dàng cộng tác với nhóm. Nếu bạn muốn bắt đầu, hãy thử ngay bằng cách tạo một danh sách cơ bản và khám phá cách công cụ này có thể thay đổi cách bạn làm việc. 😊

5. Mẹo giúp người mới làm quen nhanh hơn

Phân tích nhu cầu quản lý dữ liệu: Các bảng thông tin và dữ liệu bạn đang quản lý là gì? Chúng ta có cần mở rộng các thông tin này không và nhóm chúng với nhau thế nào?
Sử dụng template: SharePoint List có nhiều mẫu sẵn có, bạn có thể chọn để tiết kiệm thời gian.
Học qua thực hành: Bắt đầu với một dự án nhỏ, ví dụ như danh sách công việc hoặc theo dõi khách hàng.
Tận dụng Power Automate: Hãy thử tự động hóa một quy trình nhỏ như gửi email thông báo khi có thay đổi.

6. Kết luận

Bắt đầu với SharePoint List không khó, chỉ cần vài bước cơ bản là bạn đã có thể quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Hãy dành thời gian thực hành và bạn sẽ thấy công cụ này giúp ích như thế nào trong công việc hàng ngày.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay và chia sẻ thành quả của bạn với tôi trên LinkedIn hoặc mạng xã hội nhé!